Dalle regole tecniche sul documento digitale, il glossario

Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2015, n° 8 delle regole tecniche sul documento informatico, la dematerializzazione documentale nell’ambito delle pubbliche amministrazioni non è più un futuro lontano.

Per conoscere più da vicino la realtà del documento informatico a norma di legge, ecco un utile glossario che introduce ai termini tecnici più significativi della digitalizzazione del documento e alle loro definizioni.

Aggregazione documentale informatica –  È l’aggregazione dei documenti informatici o dei fascicoli informatici raccolti sulla base di caratteristiche omogenee per natura, per oggetto, per materia o in base alle funzioni dell’ente.

Archivio informatico – Corpus organico di documenti, fascicoli e di aggregazioni documentali prodotti o acquisiti da un soggetto nell’ambito dello svolgimento della propria attività.

Attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di documento analogico – Certificazione rilasciata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò preposto di conformità di copia informatica di documento cartaceo.

Certificatore accreditato – Soggetto che svolge attività di certificazione del processo di conservazione, sia esso pubblico o privato, a cui l’Agenzia per l’Italia digitale ha riconosciuto il possesso dei requisiti del livello più elevato per qualità e sicurezza.

Ciclo di gestione – Ciclo di vita del documento informatico, del fascicolo, dell’aggregazione documentale o dell’archivio informatico a partire dalla sua formazione, alla sua eliminazione o conservazione nel tempo.

Classificazione – Organizzazione dei documenti secondo un piano predefinito.

Conservatore accreditato – Realtà pubblica o privata la cui attività è quella di conservazione documentale a cui l’Agenzia per l’Italia digitale abia riconosciuto il possesso dei requisiti di qualità e sicurezza.

Contrassegno a stampa – Contrassegno prodotto elettronicamente che viene apposto sulla copia analogica di un documento informatico al fine di verificarne la conformità all’originale e la provenienza.

Coordinatore della Gestione Documentale – È il responsabile dell’individuazione dei criteri di classificazione e archiviazione. Svolge anche il ruolo di coordinamento tra le Aree Organizzative Omogenee in fatto di gestione documentale.

Copia analogica del documento informatico – Documento cartaceo il cui contenuto corrisponde esattamente a quello del documento informatico da cui viene prodotto.

Copia di sicurezza – Copia di backup degli archivi digitali.

Evidenza informatica – Sequenza di bit elaborata attraverso procedura informatica.

Fascicolo informatico – Insieme strutturato e identificabile in modo univoco di documenti o dati informatici legati dal riferimento a una stessa attività o un procedimento specifico.

Funzionalità minima – Funzionalità base di un protocollo informatico individuate per norma.

Funzione di hash – Funzione matematica che codifica un’evidenza informatica in un’impronta informatica.

Immodificabilità – Una delle caratteristiche del documento informatico a norma di legge: esso deve essere non alterabile nella forma e nel contenuto.

Impronta – Sequenza di bit generata attraverso una funzione di hash.

Insieme minimo di metadati del documento informatico – Metadati minimi da associare a un documento informatico a norma di legge.

Integrità – Insieme delle caratteristiche di un documento informatico che lo identificano come completo e inalterato.

Manuale di conservazione – Strumento di descrizione del sistema di conservazione adottato.

Manuale di gestione – Strumento di descrizione del sistema di document management adottato.

Pacchetto di archiviazione – Pacchetto informativo composto attraverso la modifica di uno o più pacchetti di versamento.

Pacchetto di distribuzione – Pacchetto informativo di risposta del sistema di conservazione alla richiesta dell’utente.

Pacchetto di versamento – Pacchetto informativo inoltrato dal produttore al sistema di conservazione.

Pacchetto informativo – Contenitore nel quale vengono racchiusi uno o più oggetti di conservazione o i metadati degli oggetti da conservare.

Piano di conservazione – Strumento che, assieme al titolario di classificazione, definisce i criteri di organizzazione dell’archivio informatico.

Piano generale della sicurezza – Documento nel quale vengono definite le attività necessarie per la realizzazione di un sistema di protezione e delle azioni per la gestione del rischio.

Presa in carico – Accettazione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento.

Produttore – Persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento e si occupa del trasferimento nel sistema di conservazione. Nelle PA è il responsabile della gestione documentale.

Rapporto di versamento – Documento attestante l’avvenuta presa in carico dei pacchetti di versamento da parte del sistema di conservazione.

Registro di protocollo – Registro dei documenti in ingresso e in uscita per la registrazione e l’identificazione univoca del documento nel momento in cui fa il proprio ingresso nel sistema di gestione informatica documentale.

Responsabile della gestione documentale – Soggetto in possesso di requisiti professionali idonei o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Responsabile della conservazione – Soggetto responsabile delle attività legate al sistema di conservazione.

Responsabile del trattamento dati – Soggetto, fisico o giuridico, preposto dal titolare al trattamento dei dati personali.

Riferimento temporale – Informazione che riporta la data e l’ora UTC.

Scarto – Eliminazione dei documenti privi di valore amministrativo o d’interesse storico-culturale secondo quanto previsto dalla normativa.

Sistema di classificazione – Strumento necessario all’organizzazione dei documenti secondo un ordinamento logico.

Staticità – Una delle caratteristiche del documento che garantisce l’immodificabilità del documento informatico dovuta alla presenza di elementi dinamici (codici eseguibili, riferimenti esterni, macro).

Versamento agli archivi di Stato – Invio agli Archivi di Stato o all’Archivio Centrale dello Stato dei documenti individuati dalla normativa vigente in materia di beni culturali.

Area Editoriale