Quanto segue, in linea di massima, è obbligatorio unicamente per la gestione dei documenti digitali nella Pubblica Amministrazione. Ma non bisogna “limitarsi” al settore pubblico. Perché, ormai, i documenti digitali sono utilizzati quotidianamente e in tutti gli ambiti. E queste possono essere considerate come delle best practices da seguire.
La gestione del documento informatico è una faccenda complessa e delicata. Richiede non soltanto delle precise modalità di conservazione ma anche l’utilizzo di specifiche tecnologie (e il ricorso alle relative competenze). Per gestire creazione, validazione, condivisione e conservazione del documento informatico al meglio, le cose più importanti da sapere sono queste cinque.
Temi:
- Firma e data
- Validità del documento
- Caratteristiche del documento informatico
- Copie informatiche analogiche
- Conservazione digitale
1. Firma e data
Un documento siglato, in linea di massima, necessita di una firma e di una data, che individuano chi ha validato il documento e quando. Tutto ciò vale anche per il documento informatico. Solo che firma e data vengono associate con appositi strumenti.
Firma digitale
La firma digitale è l’equivalente della firma autografa. Semplificando, si tratta di un codice criptato che identifica, in maniera univoca, una determinata persona. La firma digitale può essere associata a diverse tipologie di documenti informatici (formato Word e Pdf) utilizzando una smart card o un token USB collegati a un computer.
La firma digitale ha lo stesso valore della firma autografa
Per avere maggiori informazioni in merito, si rimanda all’approfondimento La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona.
Marca temporale
La marcatura temporale è ciò che si ottiene dall’applicazione di una determinata procedura informatica, al termine della quale a un documento viene attribuito un riferimento temporale. Per la precisione, tale riferimento temporale è una stringa alfanumerica, univoca per ogni documento, che viene prodotta da un algoritmo, la funzione crittografica di hash.
La marca temporale è la data del documento digitale
La crittografia fa in modo che la marcatura temporale non possa essere modificata/alterata, a meno che non si conosca la funziona utilizzata per produrre la marca temporale.
2. Validità del documento
Non è un caso se il primo argomento trattato in quest’approfondimento riguarda la firma digitale. Infatti, è la firma digitale ad attribuire valore legale al documento firmato. Una volta associata la firma digitale, il documento in questione assume a tutti gli effetti valore legale proprio come se fosse stato sottoscritto con firma autografa.
Un documento sottoscritto con firma digitale è legalmente valido, come se fosse stato sottoscritto con una firma autografa.
Efficacia probatoria
L’articolo 20 comma 1-bis del Codice dell’amministrazione digitale prevede che un documento informatico, se opportunamente sottoscritto con “firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata”, ha piena efficacia probatoria così come previsto dall’articolo 2702 del Codice civile.
3. Caratteristiche del documento informatico
Le regole tecniche sul documento informatico sono diventate valide e obbligatorie nella Pubblica Amministrazione a partire dal 12 gennaio 2015, ovvero da quando in Gazzetta Ufficiale è stato pubblicato il Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 13 novembre 2014.
Le regole tecniche specificano:
- Modalità per la formazione dei documenti;
- Caratteristiche e formati;
- I metadati minimi da utilizzare;
- Il concetto di immodificabilità;
- Come gestire la conservazione.
Queste indicazioni, obbligatorie solo nella PA (vale la pena ribadirlo), rappresentano delle ottime indicazioni anche per chi lavora nel settore privato o come libero professionista. Per avere maggiori informazioni in merito, un altro utile approfondimento da leggere è Regole tecniche del documento informatico: le indicazioni per le PA.
4. Copie informatiche analogiche
Dal momento che si sta vivendo nella fase di transizione dal documento cartaceo al documento digitale, capita sempre più di frequente che in archivio siano gestiti sia documenti cartacei sia documenti digitali (al riguardo, a seconda delle circostanze, si parla di archivio ibrido).
Come gestire al meglio questa fase di transizione? Nella Pubblica Amministrazione vengono utilizzati due sistemi, che possono essere replicati anche nel settore privato.
Copie informatiche di documenti analogici
Si può creare una copia digitale di un documento originariamente redatto su supporto cartaceo. In questo caso, la copia digitale deve prevedere:
- Firma digitale del soggetto autore del documento;
- Dichiarazione di conformità all’originale cartaceo.
Copie analogiche di documenti informatici
Si può creare una copia analogica di un documento informatico. Però, la corrispondenza tra l’originale digitale e la copia analogica deve essere validata e verificata dal soggetto preposto a tale operazione. Inoltre, sulla copia analogica può essere apposto un contrassegno che rimandi all’originale digitale.
5. Conservazione digitale
Infine, c’è la questione della conservazione dei documenti. Che siano atti pubblici, fatture, contratti di acquisto, scritture contabili, tutti i documenti devono essere conservati per un certo periodo di tempo, così come stabilito dalla normativa di riferimento, in modo da poter essere prodotti in caso di bisogno. E conservare significa che i documenti devono rimanere inalterati nel tempo.
Conservare i documenti digitali: reperibilità e integrità
In altre parole, occorre ricorrere alla conservazione digitale: obbligatoria nella Pubblica Amministrazione, consigliata nel settore privato, garantisce non solo la reperibilità ma anche la completa integrità dei documenti conservati. A patto di rivolgersi a professionisti qualificati.
