In cosa consiste il processo di conservazione digitale? Quali sono le tappe che deve compiere il documento per essere conservato a norma di legge?
Di seguito, schematicamente, l’iter che inizia con la trasmissione del documento al Sistema di Conservazione e termina con lo scarto del documento al termine del suo ciclo di vita.
- Versamento – il documento viene tramesso, sotto forma di Pacchetto di Versamento, al Sistema di conservazione che lo prende in carico, verificando la corrispondenza delle caratteristiche con quanto definito nell’accordo di versamento descritto nel Manuale di conservazione.
- Rapporto di versamento – il Sistema di Conservazione rilascia un Rapporto di versamento contenente le tipologie dei controlli cui il Pacchetto è stato sottoposto in fase di versamento ed il loro esito. Un Rapporto di versamento può avere quindi esito positivo o negativo.
- Gestione del Pacchetto di Archiviazione – viene creato e sottoscritto con firma digitale il Pacchetto di Archiviazione secondo le specifiche tecniche definite dalle regole normative e lo standard di riferimento UNI – SInCRO.
- Preparazione del pacchetto di distribuzione – in caso di Esibizione, viene creato dal Sistema di conservazione un Pacchetto di Distribuzione contenente i Pacchetti di Archiviazione cui si desidera avere accesso.
- Duplicati e copie – Gli Utenti del sistema di conservazione, qualora abilitati, possono richiedere duplicati e copie dei documenti conservati.
- Scarto – conclusosi il periodo di conservazione, così come indicato dalla normativa – sulla base della tipologia documentale- il Sistema di conservazione può procedere allo scarto, fornendo notifica al produttore.
