Conservazione documentale: i 4 compiti fondamentali del sistema
Il Capo III del Codice dell’amministrazione digitale è dedicato alla formazione, alla gestione e alla conservazione dei documenti informatici. In quella sede si individuano i principali compiti ai quali un buon sistema di gestione documentale deve assolvere.
Grazie alle sue funzionalità, il sistema deve garantire:
- L’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento o dell’organizzazione di riferimento;
- L’integrità del documento;
- L’accesso alle informazioni contenute e alle informazioni identificative (come i dati di registrazione e classificazione);
- Le misure di sicurezza minime, così come individuate dal D.Lgs 30 giugno 2003 n° 196 (artt. dal 31 al 36) e dal suo allegato B (disciplinare tecnico B).
Nello specifico, le misure di sicurezza minime riguardano alcuni aspetti irrinunciabili per garantire il corretto svolgimento dei quattro compiti sopra elencati, nonché la tutela della riservatezza delle informazioni conservate, ossia:
– Il sistema di autenticazione;
– Il sistema di autorizzazione;
– Elenchi aggiornati di addetti alla manutenzione e gli altri operatori del sistema;
– Dotazione di software anti intrusione;
– Aggiornamenti periodici dei software di sistema per abbattere il rischio di vulnerabilità;
– Processi periodici di backup dei dati.
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