Quella della conservazione documentale è una questione che negli ultimi mesi sta ricoprendo sempre più un ruolo di grande attualità. Il motivo del tanto discutere che su di essa è da ricercarsi proprio nella conversione al digitale che l’amministrazione pubblica sta cercando di promuovere per raggiungere uno snellimento negli iter burocratici.

Tuttavia, se si parla tanto oggi di conservazione documentale, vista l’evoluzione della pratica sotto le spinte della PA, il motivo non è da ricercarsi nella sola ottimizzazione burocratica. Il passaggio della conservazione da fisica a digitale, infatti, permette allo stesso tempo di raggiungere un livello più alto nell’ottimizzazione dei processi interni all’azienda stessa. Non diventa, quindi, più facile la sola relazione alla pubblica amministrazione: un archivio documentale che abbia avuto accesso ai processi di conservazione come la smaterializzazione e la dematerializzazione rende alla propria azienda i vantaggi esclusivi di poter disporre di documenti facilmente trasmissibili e leggibili, grazie a standard di lettura stabiliti a livello mondiale.

Inoltre, i processi legati alla condivisione dei documenti sono semplificati per l’eliminazione di gran parte dell’ingombro fisico comportato dalla classica conservazione documentale analogica. Infine, la sicurezza legata all’integrità dei contenuti da conservare e alla loro provenienza aumenta nel momento in cui ai documenti digitali vengono applicate chiavi di sicurezza come la Firma Digitale Forte che permettono una relazione chiusa e univoca tra produttore del documento e ricevente.

Infine, abbracciare una pratica digitale abbandonando la carta rende il processo ecosostenibile, evitando lo spreco di carta oramai inutile e la produzione di imballaggi inquinanti per poi contenervela.

Se a tutto questo aggiungiamo un notevole risparmio di denaro e risorse nel lungo periodo capiamo facilmente come la conservazione documentale digitale possa essere molto più vantaggiosa della classica conservazione fisica. Ecco perché se ne parla sempre più con maggiore interesse sia in ambito pubblico sia privato.

La conservazione documentale è un elemento fondamentale per assicurare efficienza amministrativa e sicurezza delle informazioni gestite. Per tale motivo gli strumenti con i quali si gestisce il workflow documentale e le modalità attraverso le quali si garantisce la fruibilità e la tracciabilità nel tempo delle informazioni rappresentano la chiave di volta del sistema di conservazione dei documenti.

L’archivio è il cuore del patrimonio informativo di aziende, enti privati e, a maggior ragione, di pubbliche amministrazioni. Sia esso un archivio cartaceo o digitale, la tutela della preservazione dei dati contenuti (della loro integrità e della loro riservatezza) deve essere una preoccupazione prioritaria.

Tuttavia l’architettura organizzativa e strutturale che sottende alla gestione e alla conservazione documentale giocano altresì un ruolo fondamentale nell’ottimizzazione dei tempi di lavorazione dei dati in entrata, in uscita e in scambio interno.

Quindi la costituzione o la ristrutturazione di un sistema di conservazione documentale non sono operazioni da affidare a competenze amatoriali.

La lunga esperienza d’eccellenza nell’ambito della gestione documentale pone Bucap quale partner ideale per la consulenza in fatto di conservazione dei documenti e per l’outsourcing dei servizi correlati.

Approfondimenti
https://www.bucap.it/archiviazione/conservazione-documentale

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