Qualora si fosse optato per la scelta di una conservazione documentale elettronica, dovrà essere scelto uno tra i formati elettronici disponibli che possa essere riconosciuto dalla legge e abbia una funzione probatoria.

A tale fine, la norma dà alcune indicazioni utili a scartare tutti quei formati che non rispondano a tali requisiti. – Il file dovrà poter consentire, in diversi ambiti di applicazione, l’archiviazione, la facilità di fruizione, l’interoperabilità e l’interscambio dei documenti.

  •  Il formato dovrà garantire la non alterabilità del documento nelle fasi di accesso e conservazione.
  • Il documento dovrà permettere l’indicizzazione secondo chiavi di ricerca o indici di classificazione per un’agevole archiviazione e fruizione successiva.
  • Il formato dovrà garantire un’immutabilità nel tempo di contenuti e struttura. Non dovranno essere previsti, dunque, codici eseguibili o macroistruzioni che possano alterarne il contenuto o la struttura.
  •  Il documento informatico potrà essere integrato con immagini, suoni o video. Questi elementi, però, dovranno essere incorporati in modo irreversibile e secondo le norme di legge.

Per rispondere a tutte queste esigenze, la scelta dei formati e delle tecniche di conversione degli originali al fine della conservazione documentale sono operazioni spesso demandate a esperti che abbiano dimestichezza con gli strumenti a disposizione e con le indicazioni normative.

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