Tempi di conservazione da rispettare, strumenti da utilizzare, formati e programmi specifici da usare: anche la gestione documentale nella Pubblica Amministrazione si è adattata ai cambiamenti imposti dalla diffusione delle tecnologie digitali. Per adeguarsi? Basta sapere quali sono i professionisti ai quali rivolgersi.

In fase di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, anche la conservazione dei documenti amministrativi cambia. Perché, sempre di più, le tecnologie digitali stanno modificando le attività che si svolgono quotidianamente e la PA non fa certamente eccezione. Vediamo, quindi, com’è cambiata la gestione documentale nella Pubblica Amministrazione e cosa fare per adeguarsi.

Temi:

• Per quanto tempo
• Tempo di conservazione dei documenti fiscali
• Regole tecniche del documento informatico
• Conservazione sostitutiva
• Conservazione digitale: obbligatoria nella PA

Per quanto tempo

La conservazione dei documenti ha i suoi tempi. Tempi che devono essere attentamente rispettati e che riguardano, con modalità diverse, sia il settore pubblico sia il settore privato. Nel caso delle pubbliche amministrazioni bisogna fare un ragionamento molto specifico.

Il massimario di scarto

Uno strumento fondamentale nella gestione documentale, specialmente nella Pubblica Amministrazione, è il massimario di scarto. Si tratta di uno strumento che stabilisce i tempi di conservazione dei documenti prodotti da un determinato soggetto.

In particolare, i documenti della Pubblica Amministrazione vengono scartati/eliminati in due momenti:

• Il primo è nel passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito e in questo caso più che di scarto si parla di sfoltimento;
• Il secondo è nel passaggio dall’archivio di deposito all’archivio storico.

L’archivio storico

Il massimario di scarto, tenendo conto dei tempi di conservazione stabiliti dalla normativa, determina la conservazione permanente di quei documenti che poi ritroviamo nell’archivio storico. In questo archivio vengono conservati documenti che hanno un’importanza storico-culturale, amministrativa e legale.

Tempo di conservazione dei documenti fiscali

La conservazione dei documenti contabili e fiscali è un altro aspetto che rientra nella conservazione dei documenti amministrativi. Anche la Pubblica Amministrazione, infatti, ha dei bilanci da presentare, o delle fatture da emettere e da ricevere, per fare gli esempi principali.

Codice civile: conservazione per 10 anni

Il Codice civile prevede che:

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Quindi, tutti i documenti contabili vanno conservati per un periodo minimo di dieci anni e tale prescrizione si applica anche alla Pubblica Amministrazione. Trascorso il periodo obbligatorio di dieci anni, e sempre nel rispetto di quanto stabilito dal massimario di scarto, anche i documenti contabili possono essere scartati/eliminati.

La fatturazione elettronica

Dal 1° gennaio 2019, la fattura elettronica è obbligatoria sia nel settore pubblico sia nel settore privato (per la precisione, nelle PA già lo era). Questo significa che tutte le fatture, sia inviate sia ricevute, devono obbligatoriamente passare per il Sistema di interscambio. La fattura deve essere compilata nei formati e con i criteri compatibili con il nuovo sistema di invio/ricezione.

Le regole tecniche del documento informatico

Sia che si parli di conservazione sostitutiva sia che si parli di conservazione digitale (vedremo più avanti il perché di questa distinzione), occorre che un documento digitale sia realizzato seguendo le regole tecniche sul documento informatico, diventate obbligatorie con la pubblicazione del Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014 in Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2015.

Tali regole stabiliscono:

• Quali sono gli strumenti che è possibile utilizzare per la formazione dei documenti informatici;
• Quali sono i formati nei quali è possibile realizzare i documenti informatici;
• Quali sono i metadati minimi che devono essere assegnati ai documenti informatici.

Conservazione sostitutiva

Qui bisogna specificare un concetto. La dicitura conservazione sostitutiva non è più del tutto corretta ma viene comunque utilizzata per indicare un processo ben preciso: quello della digitalizzazione di un documento originariamente creato su supporto cartaceo.

Questo processo, proprio perché si è in una fase di transizione, è ancora in corso nella Pubblica Amministrazione. E deve essere gestito secondo determinati criteri.

Copia informatica di documento analogico

In particolare, l’articolo 22 del Codice dell’amministrazione digitale prevede che possa essere realizzata la copia informatica di un documento analogico. Come recita il comma 1:

I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.

Secondo il comma 1 bis, “la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico” deve essere “prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo […]”.

Affinché la copia informatica possa essere considerata valida giuridicamente esattamente come l’originale analogico, occorre che:

• La conformità della copia per immagine sia attestata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato;
• La conformità non sia espressamente disconosciuta.

Va inoltre detto che, per loro natura pubblicistica, alcuni documenti devono essere conservati obbligatoriamente in formato analogico, i cosiddetti “documenti analogici originali unici”.

Conservazione digitale: obbligatoria nella PA

Oggigiorno, bisognerebbe parlare esclusivamente e direttamente di conservazione digitale. Ovvero dell’insieme di procedure e tecnologie che garantiscono accessibilità, utilizzabilità, autenticità e reperibilità sia dei documenti digitali realizzati da un originale cartaceo sia di documenti “nativi digitali”.

Nella Pubblica Amministrazione, il ricorso alle tecnologie e alle procedure della conservazione digitale è obbligatoria per la gestione e la conservazione di tutti i documenti digitali. Non è solo questione di reperibilità dei documenti ma, soprattutto, della loro autenticità.

Conservazione digitale in outsourcing

Per quanto obbligatoria, non tutte le pubbliche amministrazioni, internamente, hanno le risorse, le competenze e le tecnologie per gestire al meglio la conservazione digitale. In queste circostanze, la soluzione è ricorrere alla conservazione digitale in outsourcing.

Soluzione che garantisce tre grandi vantaggi:

• Delegare l’intero processo, che quindi non richiede l’allocazione di risorse interne;
• Poter contare sull’esperienza e sulla competenza di professionisti del settore;
• Evitare distrazioni di budget.

Nella Pubblica Amministrazione, la conservazione digitale può essere delegata unicamente ai conservatori accreditati AgID, proprio come Bucap.