Conservazione dei documenti per l’antiriciclaggio: le novità della direttiva 24 marzo 2020

Questi documenti, qualora richiesti per partecipare a una gara di appalto, pubblica o privata che sia, sono da conservare con grande attenzione e scrupolo. O si rischia di incappare in sanzioni che possono essere sia civili sia, ed è il caso più problematico, penali.

La conservazione dei documenti non ha soltanto lo scopo di tutelare quello che è un autentico patrimonio per qualsiasi ente o azienda. Ha anche la funzione di assicurare che determinate informazioni siano protette e sempre reperibili. Esattamente come nel caso della conservazione dei documenti per l’antiriciclaggio.

In merito, il provvedimento del 24 marzo 2020 della Banca d’Italia ha introdotto una serie di importanti novità. Che vanno a integrarsi con la normativa già in vigore per fornire un panorama più ampio e preciso di cosa bisogna fare per ottemperare agli obblighi previsti dalla legge.

Temi:

• Normativa sull’antiriciclaggio
• Quali sono i documenti obbligatori da conservare
• Come conservare i documenti per l’antiriciclaggio
• Per quanto tempo
• I soggetti coinvolti
• Conservazione documenti antiriciclaggio e privacy
• Conservazione antiriciclaggio in outsourcing

Normativa sull’antiriciclaggio

I più importanti riferimenti normativi che disciplinano le modalità di produzione e conservazione dei documenti per l’antiriciclaggio sono, essenzialmente, contenuti nel decreto legislativo 21 novembre 2007 n. 231, a sua volta modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017 n. 90 e dal decreto legislativo 4 ottobre 2019 n. 125.

Nello specifico, gli articoli più interessanti sono:

• Articolo 31: prevede l’obbligo di conservare documenti, dati e informazioni utili a contrastare le attività di riciclaggio o finanziamento del terrorismo;
• Articolo 32: modalità di conservazione dei documenti;
• Articolo 34: il potere di adottare disposizioni specifiche in materia di antiriciclaggio viene attribuito alle autorità di vigilanza del settore.

A questi riferimenti, bisogna aggiungere le direttive (UE) e le specifiche disposizioni della Banca d’Italia (come, appunto, la direttiva 24 marzo 2020).

Quali sono i documenti obbligatori da conservare

I documenti che devono essere obbligatoriamente conservati sono specificati nell’articolo 3 del provvedimento 24 marzo 2020 della Banca d’Italia.

In particolare, il comma 1 stabilisce che:

[…] I destinatari conservano copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo.

In particolare, il comma 2 stabilisce che:

I destinatari conservano altresì le informazioni relative a:

1. Con riferimento ai rapporti continuativi: il punto operativo di instaurazione del rapporto, la data di instaurazione e la data di chiusura del rapporto;
2. Con riferimento alle operazioni occasionali da sottoporre ad adeguata verifica e alle operazioni a valere sui rapporti continuativi: la data di effettuazione; l’importo; il segno monetario; la causale dell’operazione e il mezzo di pagamento utilizzato.

In altre parole, occorre conservare tutti i documenti nei quali siano presenti o che permettano di ricavare queste informazioni:

• Data di instaurazione del rapporto continuativo od occasionale;
• Identificativi di cliente, titolare effettivo ed esecutore;
• Informazioni su scopo e natura della prestazione;
• Data dell’importo;
• Causale dell’operazione;
• Mezzi con i quali si è effettuato il pagamento.

Come conservare i documenti per l’antiriciclaggio

La legge lascia libero ciascun soggetto di dotarsi del sistema di conservazione che ritiene più idoneo per la conservazione dei documenti per l’antiriciclaggio.

A petto, però, che il sistema scelto per la conservazione dei documenti per l’antiriciclaggio assicuri, obbligatoriamente:

• Accessibilità completa e immediata a tutti i documenti le informazioni;
• Acquisizione immediata di documenti, dati e informazioni da parte dei destinatari;
• Integrità dei documenti, dei dati e delle informazioni conservati;
• Trasparenza, completezza e chiarezza dei dati, dei documenti e delle informazioni.

A queste quattro, grandi direttive si aggiunge l’obbligo di adottare idonee misure di sicurezza documentale per evitare la perdita, il danneggiamento o la manomissione delle informazioni da conservare.

Per quanto tempo

Vale esattamente quanto previsto dal Codice civile, nell’articolo 2220, sulla conservazione dei documenti contabili e fiscali. Quindi;

I documenti per l’antiriciclaggio vanno conservati per 10 anni.

I soggetti coinvolti

Come si può leggere nel testo del già citato provvedimento 24 marzo 2020 diramato dalla Banca d’Italia, le indicazioni contenute nel suddetto provvedimento si applicano a:

• Banche;
• Società di intermediazione mobiliare (SIM);
• Società di gestione del risparmio (SGR);
• Società di investimento a capitale variabile (SICAV);
• Società di investimento a capitale fisso, mobiliare e immobiliare (SICAF);
• Intermediari iscritti nell’albo previsto dal Testo unico bancario (per la precisione, nell’articolo 106);
• Istituti di moneta elettronica;
• Istituti di pagamento;
• Succursali insediate in Italia di intermediari bancari e finanziari aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario o in un paese terzo;
• Banche, istituti di pagamento e istituti di moneta elettronica aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario tenuti a designare un punto di contatto centrale in Italia;
• Società fiduciarie iscritte nell’albo previsto dal Testo unico bancario (per la precisione, nell’articolo 106);
• Confidi;
• Soggetti eroganti micro-credito;
• Poste Italiane SpA (solo per l’attività di bancoposta);
• Cassa Depositi e Prestiti SpA.

Conservazione documenti antiriciclaggio e privacy

Anche la conservazione dei documenti per l’antiriciclaggio deve sottostare alle indicazioni contenute nel General data protection regulation, meglio conosciuto come GDPR. Tra le varie norme da considerare, la più importante è sicuramente questa: il tempo di conservazione dei documenti non deve mai essere superiore a quello necessario per la finalità che si prefigge la conservazione.

Approfondimento: GDPR e gestione degli archivi cartacei e digitali: come adeguarsi alla normativa

Conservazione antiriciclaggio in outsourcing

L’attività di conservazione e di messa a disposizione dei documenti per l’antiriciclaggio può essere esternalizzata. Fermo restando, comunque, che la responsabilità finale dell’adempimenti degli obblighi relativi alla conservazione dei documenti per l’antiriciclaggio fa sempre capo ai destinatari.

I soggetti esterni devono però avere dei requisiti minimi in termini di professionalità e autorevolezza. Soggetti proprio come Bucap, che può vantare anni di esperienza e delle consolidate competenze nell’ambito della gestione documentale.

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