Come procedere con la conservazione dei documenti assicurativi: norme e modalità

L’attività di conservazione non riguarda soltanto i documenti riguardanti la stipula di un’assicurazione. In realtà, quest’aspetto è molto più ampio. Perché ci sono anche, ad esempio, i fascicoli dei sinistri e le comunicazioni delle imprese delegatarie. Il tutto, ovviamente, in ottemperanza alle disposizioni della normativa di riferimento.

Sia le imprese sia gli istituti assicurativi hanno una esigenza ben specifica: sapere come procedere con la conservazione dei documenti assicurativi. Per gestire questa importante attività nel modo migliore, occorrono specifiche informazioni. E occorre sapere a chi rivolgersi.

Temi:

• Quanto tempo conservare i documenti
• Quanto tempo conservare le assicurazioni: la normativa
• Le vecchie assicurazioni si possono buttare?
• Gestione documentale assicurazioni: 2 aspetti
• Gestione documentale in outsourcing

Quanto tempo conservare i documenti

Prima di entrare nel dettaglio, è bene avere una panoramica il più ampia e completa possibile della questione.

Sia i tempi sia le modalità di conservazione dei documenti, infatti, variano in base alla specifica tipologia documentale da trattare: ad esempio, i tempi di conservazione delle fatture (dieci anni) sono diversi dai tempi di conservazione delle certificazioni dei redditi (cinque anni).

Quanto tempo conservare le assicurazioni: la normativa

Per quanto riguarda i tempi di conservazione dei documenti assicurativi, la normativa di riferimento è rappresentata dai regolamenti dell’Ivass (Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni), che vigila sul mercato delle assicurazioni nel territorio italiano. In particolare, sono da segnalare:

Per quanto tempo

Art. 8 del regolamento Ivass n. 27, 14 ottobre 2008:

Le imprese conservano le proposte di assicurazione, i contratti di assicurazione, i trattati, i certificati medici, i fascicoli di sinistro, le comunicazioni delle imprese delegatarie, delle imprese cedenti e delle imprese gestionarie e, in genere, la documentazione di supporto per le annotazioni nei registri assicurativi, per il termine di cui all’articolo 2220, comma 1, del codice civile.

In altre parole, vale quanto specificato per la conservazione delle scritture contabili: le assicurazioni e i documenti assicurativi in generale vanno conservati per dieci anni.

Conservare i documenti assicurativi

Art. 22 del regolamento Ivass n. 35, 26 maggio 2010:

Le imprese adottano procedure interne di archiviazione e conservazione dei documenti, inclusa la prova dell’adempimento degli obblighi di invio e, ove previsto, di consegna delle comunicazioni di cui al presente Regolamento, anche facendo ricorso a supporti informatici, secondo le modalità previste dall’articolo 8 del Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008.

La conservazione può avvenire secondo due modalità:

• Conservazione dei documenti in formato cartaceo, nella sede legale o in un’altra sede appositamente adibita – in questa circostanza, occorre ricorrere a specifiche modalità per l’archiviazione dei documenti cartacei;
• Conservazione dei documenti in formato digitale, anche ottenuti tramite processo di digitalizzazione dei documenti cartacei originali.

In entrambi i casi, è importante che i documenti siano protetti e reperibili in qualsiasi momento.

Le vecchie assicurazioni si possono buttare?

La domanda, molto comune, è posta in maniera eccessivamente semplicistica, in quanto lo scarto dei documenti in generale e delle assicurazioni in particolare non deve mai essere preso sottogamba.

Superato il limite minimo di conservazione previsto dal già citato articolo 2220 del codice civile, le vecchie assicurazioni non ancora valide possono anche essere eliminate.

Ci sono due sole eccezioni, anch’esse riportate nell’articolo 8 del regolamento Ivass n. 27 del 14 ottobre 2008:

• Gli originali dei contratti di assicurazione emessi e sottoscritti dal contraente e la documentazione connessa, da conservare per cinque anni dalla data in cui il contratto ha cessato di avere effetto;
• I fascicoli di sinistro dei rami danni, da conservare per cinque anni dalla data della eliminazione senza pagamento di indennizzo o del pagamento di tutti gli importi dovuti a titolo di risarcimento e di spese dirette.

In questi due casi, i documenti assicurativi vanno conservati anche oltre il periodo di tempo previsto dall’articolo 2220 del codice civile.

Gestione documentale assicurazioni: 2 aspetti

Quelle appena presentate sono soltanto alcune delle attività che qualsiasi istituto assicurativo si trova a dover gestire durante il normale svolgimento delle attività quotidiane. La faccenda, come chi lavora nel settore sicuramente sa, è molto più complessa, in quanto comprende anche (se non soprattutto) il flusso/workflow documentale e il back office.

1. Flussi documentali

La gestione dei flussi documentali è una questione delicata. Significa fare in modo che sia i documenti in entrata sia i documenti in uscita siano gestiti in maniera efficace ed efficiente. Ad esempio:

• Smistando un documento all’ufficio/reparto competente;
• Archiviando i documenti nell’apposita sezione.

Questi, vale la pena ribadirlo, rappresentano soltanto due delle attività che rientrano nella più generale gestione dei flussi documentali.

2. Back office

Implementare un servizio di back office efficace porta diversi vantaggi: ottimizzazione delle risorse, utilizzo proficuo degli strumenti, miglioramento sia dei tempi di erogazione sia della qualità del servizio, agevolazione della gestione documentale in caso di picchi significativi di lavoro.

Gestione documentale in outsourcing

Internamente mancano le competenze per svolgere queste attività nella maniera corretta e conforme alle normative? L’istituto assicurativo o l’impresa necessitano di una radicale riorganizzazione dei flussi documentali e dalla conservazione documentale? La soluzione è la:

Gestione in outsourcing del flusso documentale per gli istituti assicurativi

Bucap offre:

• Software di intelligent capture che “catturano” i dati di un documento, così che possano essere inseriti in o recuperati da un database in modo semplice e veloce;
• Cloud data center che prende in carico l’intero ciclo di archiviazione documentale;
• Servizio di BPO (business process outsourcing) che, automatizzando (tra le tante) le attività di acquisizione, archiviazione e controllo, assicura un importante risparmio in termini sia di tempo sia economici.

Risparmio, semplificazione ed efficienza: ecco perché affidare a Bucap la gestione documentale in outsourcing.

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