Gli archivi sono la memoria di ogni impresa. Non solo: le informazioni contenute dei documenti rappresentano il valore aggiunto, il plus, l’elemento che può garantire un maggiore livello di competitività sul mercato. E, se opportunamente gestiti, possono aiutare l’azienda a uscire da situazioni potenzialmente problematiche.

La gestione dei documenti aziendali è parte integrante, anzi fondamentale nello svolgimento di qualsiasi attività. Ma è anche una delle parti che vengono, ingiustamente, più trascurate, senza rendersi conto della sua grande importanza. Né dei rischi che una gestione errata dei documenti può comportare.

Temi

• Obbligatorietà e documenti da conservare
• Tempo di conservazione dei documenti
• Archivi cartacei e archivi digitali
• Conservazione digitale vs dematerializzazione
• Gestione documentale in outsourcing

Obbligatorietà e documenti da conservare

Secondo quanto previsto dalla normativa relativa alle obbligazioni, chi è obbligato a inscrivere la propria impresa/azienda al Registro delle imprese è anche tenuto a conservare tutta la documentazione importante relativa al funzionamento dell’azienda/impresa. Dall’obbligo, quindi, “non si scappa”. E ci sono delle informazioni di cui tener conto.

Il Registro delle imprese

Chi è già titolare di un’azienda sa di cosa si tratta ma vale la pena specificarlo per tutti coloro che stanno pensando di crearne una. Il Registro delle imprese:

Può essere definito come l’anagrafe delle imprese: vi si trovano infatti i dati (costituzione, modifica, cessazione) di tutte le imprese con qualsiasi forma giuridica e settore di attività economica, con sede o unità locali sul territorio nazionale, nonché degli altri soggetti previsti dalla legge.

Nel Registro delle imprese, in pratica, sono riportate tutte le informazioni fondamentali su tutte le imprese che operano sul territorio italiano. L’iscrizione è obbligatoria. Per approfondire l’argomento (caratteristiche, modalità di iscrizione, servizi), si rimanda al sito ufficiale Registroimprese.it.

I documenti da conservare

Venendo ora al nocciolo della questione: ogni azienda o soggetto produttore dovrebbe conservare i differenti documenti prodotti o acquisiti sulla base dei tempi previsti dalla normativa di riferimento e sulla base delle specifiche differenze. Potremmo comunque sinteticamente rispondere alla domanda: quali sono i documenti che un’azienda deve conservare? La normativa di riferimento identifica:

• Libri contabili (i principali sono libro giornale, inventario, piano dei conti, libro mastro);
• Documenti contabili (fatture ricevute e fatture inviate);
• Corrispondenza d’affari (lettere, email, SMS);
• Libri ausiliari.

Tempo di conservazione dei documenti

La corretta conservazione dei documenti aziendali ha anche un altro scopo: non è “soltanto” questione di archiviare correttamente le informazioni fondamentali relative all’azienda. Ci sono, per legge, dei documenti che devono essere conservati per un determinato periodo di tempo, in modo da poter essere subito prodotti in caso di bisogno (come verifiche o eventuali contenziosi).

Nello specifico delle esigenze aziendali:

Fatture e scritture contabili devono essere conservate per 10 anni.

Il termine dei dieci anni si calcola dalla fine dell’esercizio annuale. Il termine di dieci anni si applica anche ad alcuni documenti personali: è il caso, ad esempio, dei documenti necessari per le assicurazioni sociali o la dichiarazione di salario.

Come conservare i documenti aziendali

I documenti aziendali devono essere conservati in modo da garantire:

Integrità	La forza probatoria di un documento aziendale correttamente conservato è data unicamente dalla sua integrità, ovvero dal fatto che è autentico e non è stato modificato/alterato in alcun modo.
Disponibilità	I documenti devono essere archiviati in modo da poter essere consultati/prodotti in tempi ragionevoli e conformi alle necessità. Non solo archiviazione: i documenti devono anche poter essere letti e capiti in maniera semplice e veloce.
Supporti	La conservazione dei documenti aziendali può essere effettuata sia su supporti analogici (i documenti cartacei) sia avvalendosi dei moderni strumenti informatici (i documenti digitali).

Archivi cartacei e archivi digitali

Abbiamo, quindi, introdotto un punto importante: i documenti aziendali possono essere conservati sia in formato analogico sia in formato digitale. Differenze di supporto che, com’è facile intuire, richiedono anche diverse modalità di gestione.

Gestione degli archivi cartacei

Cominciamo dalla gestione degli archivi cartacei. Questo tipo di servizio è composto da una serie di attività, che vanno dall’ideazione di un piano di archiviazione efficace ed efficiente all’archiviazione fisica dei documenti negli ambienti che sono stati scelti. Gestione efficace ed efficiente che riguarda tutte e tre le grandi fasi di archivio:

• L’archivio corrente, costituito dai documenti necessari per il disbrigo degli affari correnti;
• L’archivio di deposito, costituito dai documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti ma che mantengono rilevanza dal punto di vista giuridico e operativo;
• L’archivio storico, dove viene archiviata la documentazione destinata alla conservazione permanente.

La gestione e la conservazione dei documenti, in qualunque fase archivistica essi si trovino, necessita di specifici strumenti.

Gestione degli archivi digitali

Gestire un archivio digitale a norma significa, necessariamente, parlare di conservazione digitale. Ovvero dell’insieme di procedure, attività, regole e tecnologie atte a garantire:

• Accessibilità;
• Utilizzabilità;
• Autenticità;
• Reperibilità;

dei documenti digitali. La conservazione digitale è fortemente consigliata per le aziende, in quanto è garanzia dell’effettiva validità e veridicità del documento conservato.

Archivio ibrido

Quella attuale è una fase di transizione. Una fase nella quale, ormai in tutti gli archivi, convivono sia documenti digitali sia documenti cartacei. Con tutte le difficoltà che questa “doppia gestione” porta con sé: banalmente, basti pensare che in una stessa unità archivistica possono convivere sia documenti nativi digitali sia i “vecchi” documenti cartacei.

Archivio ibrido: tra cartaceo e digitale

Infatti, si parla di archivio ibrido. Il quale richiede delle modalità di gestione specifiche, necessarie per evitare che un archivio ordinato si trasformi in un caos ingovernabile dove archiviare e reperire documenti diventa, di fatto, impossibile.

Conservazione digitale vs dematerializzazione

A questo punto, bisogna sgombrare il campo da un possibile equivoco. Perché dematerializzazione e digitalizzazione documentale, spesso, sono due attività che vengono confuse, mentre c’è una precisa differenza.

• Processo che crea un documento digitale partendo da un documento cartaceo. Si utilizzano strumenti come gli scanner ottici.
• Creazione, validazione, gestione e conservazione di documenti “nativi” digitali, come dei processi e dei flussi operativi e documentari. Si utilizzano strumenti come i programmi di videoscrittura o la firma digitale.

Gestione documentale in outsourcing

La conservazione dei documenti aziendali, quindi, è un’operazione tanto complessa quanto, soprattutto, delicata: se gestita non in maniera ottimale, la cosa può comportare un danno, spesso ingente, per l’azienda. Proprio per questo, la soluzione è affidarsi ai professionisti di archiviazione e gestione documentale, che mettono a disposizione competenza ed esperienza.