La conservazione dei documenti è un’attività che presenta tante sfaccettature. Perché vengono prodotti documenti specifici in base alla specifica attività che si svolge. E gli istituti di credito/finanziari non fanno certamente eccezione. Anche perché c’è in gioco il rapporto con il cliente.
La conservazione dei documenti bancari è un’attività complessa e delicata. Come stabilito dalla normativa di riferimento, la banca è tenuta a fornire al cliente tutte le informazioni che questi richiede (si vedrà in seguito nel dettaglio). Quindi, occorre adottare soluzioni che rendano il processo quanto più semplice, veloce ed efficiente possibile.
Temi:
- Il TUB
- Per quanto tempo le banche conservano i documenti
- Estratti conto bancari oltre 10 anni
- Il supporto durevole
- Conservazione documentale: le 3 soluzioni
Il TUB
Il testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia, conosciuto semplicemente come TUB, è stato emanato con il d.lgs 1º settembre 1993, n. 385. In vigore dal 1994, ha sostituito tutta la legislazione italiana in materia bancaria. Il testo ha completamente riformulato, cambiato e razionalizzato il concetto di banca e il funzionamento del sistema bancario.
Qui è disponibile il testo integrale del TUB così come presente sul sito della Banca d’Italia.
Per quanto tempo le banche conservano i documenti
Il TUB è, quindi, il massimo punto di riferimento per capire, con precisione, per quanto tempo le banche devono conservare i documenti. Scendendo più nel dettaglio, sono due gli articoli interessanti in materia: l’art. 117 comma 1 e art. 119 comma 4.
Articolo 117 comma 1
I contratti sono redatti per iscritto e un esemplare è consegnato ai clienti.
Al comma 1 dell’articolo 117 bisogna aggiungere due specifiche:
- Il contratto deve essere redatto per iscritto ma non necessariamente in formato cartaceo, si può anche ricorrere agli strumenti digitali;
- Il contratto deve essere conservato per sempre come prova del servizio prestato.
Articolo 119 comma 4
Il cliente, colui che gli succede a qualunque titolo e colui che subentra nell’amministrazione dei suoi beni hanno diritto di ottenere, a proprie spese, entro un congruo termine e comunque non oltre novanta giorni, copia della documentazione inerente a singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni. Al cliente possono essere addebitati solo i costi di produzione di tale documentazione.
In altre parole, la banca è tenuta a conservare per dieci anni tutte le singole operazioni effettuate dai clienti, così da poterne dare contezza ai clienti stessi qualora questi ne facessero richiesta.
Conservazione documenti contabili
In linea di massima, tutti i documenti che una banca produce per un cliente devono essere conservati per dieci anni, un limite temporale quest’ultimo che riguarda anche la documentazione di tipo contabile/fiscale. La conservazione dei documenti contabili è normata dall’articolo 2220 del Codice Civile.
È il caso, ed esempio, degli estratti conto. Ma lo stesso vale per tutta la documentazione inerente alla “vita” del conto corrente che è stato creato/attivato presso l’istituto di credito in questione.
I documenti bancari si conservano per 10 anni
Estratti conto bancari oltre 10 anni
L’articolo 119 comma 4 del TUB e l’articolo 2220 del Codice civile stabiliscono il limite di dieci anni. In linea di massima, la banca non è tenuta a conservare gli estratti conto bancari per un tempo superiore ai dieci anni. Al riguardo, comunque, potrebbe capitare di ritrovarsi di fronte, data la natura specifica di un estratto conto, a una diversa interpretazione della legge.
Il supporto durevole
IL TUB introduce un altro concetto sul quale vale la pena soffermarsi per capire in maniera più completa le diverse implicazioni della conservazione dei documenti bancari, ovvero quello di supporto durevole.
Citato in più passaggi del testo, il TUB, in pratica, stabilisce che le comunicazioni banca-cliente devono avvenire ricorrendo a un supporto durevole ma non ne specifica la natura. È perciò possibile ricorrere, giusto a titolo di esempio;
- A lettere cartacee;
- A email;
- A file inviati con altri strumenti digitali.
L’importante è che il supporto abbia la capacità di durare nel tempo e che il cliente possa archiviarlo/conservarlo in maniera autonoma.
Conservazione documentale: le 3 soluzioni
In altre parole, anche per una banca (esattamente come per qualsiasi altra tipologia di attività o per qualsiasi altra Pubblica Amministrazione), la conservazione documentale è una necessità, così come stabilito dalla normativa di riferimento. Come svolgerla al meglio? È possibile delineare tre scenari.
Archivio cartaceo
La banca o l’istituto di credito decide di conservare la propria documentazione su supporto cartaceo. La custodia e gestione di un archivio cartaceo richiede che siano allestiti, in maniera efficace ed efficiente:
- Un archivio corrente;
- Un archivio di deposito;
- Un archivio storico.
Una soluzione di questo tipo richiede spazio e un sistema di conservazione testato e sicuro. Esternalizzando la gestione dell’archivio cartaceo, la banca ottiene proprio l’efficacia e l’efficienza di cui ha bisogno.
Conservazione digitale
La banca o l’istituto di credito decide di conservare i documenti su supporto digitale. Questo significa che si ritroverà a gestire:
- Documenti “nativi digitali”;
- Copie digitali di documenti originariamente redatti su supporto cartaceo.
Una soluzione di questo tipo richiede specifiche competenze tecniche. In entrambi i casi (documenti nativi digitali e copie digitali di documenti cartacei), occorre adottare procedure e tecnologie che garantiscano non solo la corretta archiviazione ma anche l’autenticità dei documenti conservati. E per semplificare il tutto si può ricorrere alla conservazione digitale in outsourcing.
Archivio ibrido
La banca o l’istituto di credito si ritrova nella situazione di dover gestire un archivio nel quale convivono sia documenti cartacei sia documenti digitali. Situazione che può verificarsi per una serie di motivi:
- Si è cominciato da poco a utilizzare i documenti digitali;
- I documenti cartacei hanno ancora una loro validità per il disbrigo degli affari correnti e/o devono essere conservati per il tempo previsto dalla legge;
- Specifici documenti cartacei devono restare in tale formato e non possono essere digitalizzati.
Ci si trova di fronte a un archivio ibrido. Da gestire con determinate modalità che tengano conto della natura specifica delle due tipologie di documenti.
