Districarsi nel mare magnum della conservazione dei documenti, siano essi digitali o cartacei, può essere complicato tra normative, modalità, processi e quant’altro. In realtà, avere a disposizione le giuste informazioni rappresenta già un grande passo avanti. Così come sapere a chi rivolgersi.
La conservazione dei documenti è fatta di tante cose. E di tanti strumenti. Come, appunto, la firma digitale. Ma qual è, di preciso, il suo ruolo? Quale funzione svolge per garantire la conservazione e la protezione dei documenti digitali? Tutte domande molto comuni. Le cui risposte si trovano qui di seguito.
Temi:
- Conservazione digitale dei documenti
- Il ruolo della firma digitale
- Firma digitale e marcatura temporale
- Conservazione digitale in outsourcing
Conservazione digitale dei documenti
Per conservazione digitale dei documenti s’intende:
L’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici.
Dalla definizione si evince un particolare importante: la conservazione digitale è un insieme di strumenti e processi che si possono adottare per garantire la sicurezza e la reperibilità dei documenti informatici. Insieme di strumenti all’interno del quale rientra anche la firma digitale.
Conservazione digitale obbligatoria
La conservazione digitale è obbligatoria, tassativamente, quando si devono conservare queste tipologie di documenti:
- Tutti i documenti, sia “nativi digitali” sia creati per digitalizzazione di originali cartacei, prodotti dalla pubblica amministrazione;
- Le fatture elettroniche, inviate/ricevute tramite il Sistema di interscambio;
- Alcuni specifici documenti aziendali i quali devono essere conservati digitalmente: ad esempio, le mail inviate tramite posta elettronica certificata e i contratti digitali siglati con firma digitale.
A queste tre grandi tipologie bisogna aggiungere anche le dichiarazioni dei redditi che, in specifiche circostanze, devono essere conservate obbligatoriamente in conservazione digitale.
Approfondimento: Dichiarazione dei redditi: quando la conservazione digitale è obbligatoria
Detto questo, occorre aggiungere due necessarie specifiche riguardanti, rispettivamente, la conservazione dei documenti contabili/fiscali e la conservazione delle fatture elettroniche.
Conservazione dei documenti contabili e fiscali
Il processo di conservazione dei documenti contabili e fiscali fa in primo luogo, riferimento all’articolo 2220 del Codice civile. Il quale recita, testualmente:
Le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Questa indicazione deve sempre essere tenuta in considerazione e vale anche per quei documenti contabili e fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati in conservazione digitale: il tempo minimo resta di dieci anni, superato il quale le fatture elettroniche possono anche essere eliminate/cancellate.
Conservazione delle fatture elettroniche
La conservazione delle fatture elettroniche va fatta per dieci anni. In questo caso, si aggiunge un ulteriore elemento: le fatture elettroniche devono essere inviate al Sistema di interscambio in formato Xml (eXtensible Markup Language).
Ribadito che la conservazione digitale è obbligatoria per questi documenti, essi possono devono essere:
- In formato Xml;
- Nei formati stabili dal Dpcm 3 dicembre 2013 (formati come pdf, jpg e txt).
Attenzione: i formati alternativi valgono solo per la conservazione, mentre l’invio al Sistema di interscambio deve avvenire obbligatoriamente in Xml.
Conservazione sostitutiva dei documenti
Qui, più che altro, bisogna fare chiarezza.
La locuzione “conservazione sostitutiva”, può essere considerata superata, e in qualche forma imprecisa, in quanto la conservazione digitale riguarda sia la conservazione dei documenti nativi digitali sia la conservazione delle copie digitali dei documenti analogici. Quindi, sarebbe bene eliminare del tutto tale locuzione.
Locuzione che, comunque, è ancora utilizzata e, volendo fare un piccolo strappo alla regola, si può dire che riguardi i processi di digitalizzazione dei documenti cartacei (processo che potrebbe richiedere anche il ricorso all’attestazione di conformità).
Il ruolo della firma digitale
In che modo la firma digitale si inserisce nel più generale processo di conservazione dei documenti?
La firma digitale: cos’è e come funziona
La firma digitale potrebbe essere considerata (definizione volutamente semplicistica) come un “equivalente digitale” della firma autografa tradizionale, così da poter essere apposta sui documenti digitali. Una volta siglato con tale firma, il documento digitale acquisisce pieno valore legale.
I due modi principali tramite i quali la firma digitale viene apposta a un documento informatico sono:
- Smart card;
- Token USB.
Si può ottenere la firma digitale seguendo l’iter del sito ufficiale della Camera di commercio, Camcom.gov.it, oppure rivolgendosi a un intermediario autorizzato (il cui elenco è disponibile sui siti delle singole Camere di commercio territoriali).
Firma digitale e validità dei documenti
Come riportato nell’articolo 21, comma 2 del CAD (Codice dell’amministrazione digitale):
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile.
In altre parole, l’utilizzo della firma digitale garantisce due delle funzioni fondamentali della conservazione digitale:
- Identità del firmatario;
- Integrità e immodificabilità del documento.
La firma digitale garantisce l’identità del firmatario e l’integrità del documento informatico firmato digitalmente.
Firma digitale e marcatura temporale
Infine, un altro tema intorno al quale si fa sempre molta confusione: quello del “rapporto” tra firma digitale e marcatura temporale.
- La firma digitale, come già detto, identifica in maniera univoca il firmatario di un documento digitale;
- La marcatura temporale, la quale può essere apposta a un documento informatico, fornisce un’altra informazione, ovvero un riferimento temporale.
I due strumenti sono complementari e si integrano perfettamente.
Conservazione digitale in outsourcing
La firma digitale, quindi, è uno degli strumenti che vengono utilizzati nel processo di conservazione digitale. Come fare se si gestiscono documenti che devono necessariamente essere conservati in questo modo e mancano le competenze per farlo?
La soluzione è la:
