La conservazione dei documenti contabili e fiscali: tempi e modalità

Vanno conservati per cinque o per dieci anni? Perché bisogna conservarli? E quali sono, di preciso, i documenti che bisogna conservare? Su questo tema, le domande sono sempre molte. Del resto, stiamo parlando di un aspetto che, se non gestito correttamente, può arrecare non pochi problemi al normale svolgimento del lavoro in azienda.

La conservazione dei documenti è un’attività sempre delicata. Perché bisogna sapere quali sono i documenti da conservare e per quanto tempo. E tutto questo vale a maggior ragione se si parla di conservazione dei documenti contabili, che contengono moltissime informazioni sull’attività di un’azienda.

Ecco le informazioni per svolgere tale compito nel modo migliore.

Temi:

• Conservazione dei documenti per 10 anni: il Codice civile
• Tabella di conservazione dei documenti aziendali
• Come conservare i documenti contabili
• Conservazione documentale in outsourcing

Conservazione dei documenti per 10 anni: il codice civile

L’articolo 2220 del Codice civile, in materia di conservazione delle scritture contabili, recita:

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

Quindi, questa è l’informazione che chiunque si occupi della gestione dei documenti contabili di un’azienda deve sempre tenere ben presente: tali documenti, in ottemperanza di quanto stabilito dal succitato articolo 2220 del Codice civile, devono essere necessariamente conservati per dieci anni.

Conservazione documenti contabili: 5 o 10 anni?

Fermo restando quanto stabilito dal Codice civile, possono esserci delle eccezioni. Una, in particolare, è rappresentata dalla dichiarazione dei redditi e IVA. Documenti che, come previsto dagli articoli 43 del D.P.R. 600/73 e 57 del D.P.R. 633/72, vanno conservati fino al 31 dicembre del quarto anno da quando sono stati presentati. Per questo un dubbio molto comune è: i documenti contabili devono essere conservati per cinque o per dieci anni?

Perché devono essere conservati?

Il concetto, da questo punto di vista, è estremamente semplice: i documenti contabili devono essere conservati in modo da poter essere, facilmente e velocemente, prodotti in caso di controlli da parte degli organi competenti. Che sono, essenzialmente, le agenzie fiscali a stretto coordinamento con il Ministero dell’economia e delle finanze:

• Agenzia delle entrate;
• Agenzia del demanio;
• Agenzia delle dogane e dei monopoli.

Questi sono gli organi preposti, nei limiti e nei termini previsti dalla legge, a effettuare controlli sulla contabilità aziendale.

Tabella di conservazione dei documenti aziendali

La conservazione dei documenti contabili rientra nella conservazione dei documenti aziendali. Di seguito, l’elenco delle principali scritture contabili da conservare:

• Libro giornale. È la registrazione di tutti i movimenti contabili di una ditta o un’azienda.
• Libro degli inventari. Fornisce una situazione dettagliata delle attività e passività di un’impresa.
• Corrispondenza commerciale. Il concetto di corrispondenza commerciale è molto ampio: vi rientrano lettere, telegrammi, email, copie di fatture.
• Altre scritture che possono essere richieste. Ad esempio: libro mastro, che riunisce tutti i conti; libro cassa, che registra le entrate e le uscite di un’azienda; libro di magazzino, che riporta la contabilità specifica del magazzino; libro fidi, dove vengono riportate le concessioni di fido.
• Libro dei soci. In questo libro vengono riportati il totale delle azioni, i dati identificativi dei titolari, i trasferimenti e i vincoli, i versamenti eseguiti.
• Libro delle obbligazioni. Contiene l’ammontare delle obbligazioni emesse ed estinte, i trasferimenti e i dati identificativi dei titolari di tali obbligazioni.
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni. In questo viene riportato quanto si è stabilito durante assemblee, consiglio di amministrazione, consiglio di gestione, consiglio sindacale, comitato esecutivo e assemblee degli azionisti.
• Libro degli strumenti finanziari di partecipazione all’affare. Si tratta di strumenti finanziari il cui scopo è, ricorrendo al mercato, quello di raccogliere capitale per l’azienda.
• Libro sull’attività di revisione contabile. Nell’attività di revisione contabile, una persona o un’azienda incaricata, il revisore contabile, verifica la correttezza di un bilancio di esercizio o di un bilancio consolidato. L’attività di revisione contabile è obbligatoria per le società quotate in borsa.
• Libro delle decisioni. Libro sul quale vengono riportate, nelle opportune sedi e nelle modalità stabilite dalla legge, tutte le decisioni prese da soci, amministratori, collegio sindacale e/o revisione. Per ogni singola voce, è previsto un apposito libro delle decisioni.

Come conservare i documenti contabili

Conservare dei documenti significa, semplificando, creare un archivio La gestione e la conservazione dei documenti cambia in base al “supporto” documentale.

Ma bisogna sempre partire da un presupposto. Conservare correttamente dei documenti prevede il rispetto del mantenimento del vincolo archivistico e cioè del collegamento tra i documenti afferenti ad uno stesso affare/pratica e in generale tra tutti i documenti di un archivio.

1. Conservazione documenti cartacei

La gestione di un archivio cartaceo prevede: registrazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale. Tali documenti devono essere conservati in appositi ambienti dove è garantita non soltanto la facile reperibilità ma anche la loro completa protezione, in modo che non subiscano alcun tipo di danno e possano conservarsi perfettamente integri nei tempi stabiliti dalla legge.

2. Conservazione documenti digitali

Archiviazione dei documenti digitali significa una cosa ben precisa: conservazione digitale. Perché non si tratta “soltanto” di archiviare i documenti in una cartella ma di mettere in atto tutta una serie di procedure e tecnologie che garantiscano, oltre all’immediata reperibilità, anche l’autenticità e l’inalterabilità del documento conservato.

3. Conservazione “ibrida”

La terza situazione è una sorta di “via di mezzo” tra le prime due. Perché, oggi, la gestione documentale sta vivendo un momento di transizione dal documento cartaceo al documento digitale. In tale fase, si verifica spesso che ci sia bisogno di conservare documenti sia cartacei sia digitali. Si viene a creare, quindi, quello che viene chiamato archivio ibrido. Il quale necessita di specifiche modalità di gestione.

Conservazione documentale in outsourcing

Da quanto detto, emerge come la conservazione dei documenti contabili sia un’attività complessa che deve essere svolta in ottemperanza a una normativa precisa e, in molti casi, stringente. Come gestire quest’attività al meglio? La soluzione è: rivolgersi ai professionisti di gestione e archiviazione documentale.

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