Le regole per la conservazione dei documenti informatici/digitali cambiano e, di conseguenza, tutte le figure professionali (soggetti che lavorano nella PA, dipendenti, liberi professionisti) devono adeguarsi per potersi considerare ottemperanti a quanto previsto dalla normativa di riferimento.

Gli avvocati hanno l’obbligo di gestire la conservazione dei documenti digitali. Con quali modalità? E per quanto tempo? Ecco cosa bisogna sapere.

Temi:

• Strumenti e definizioni
• Conservazione documenti legali: per quanto tempo
• Le Linee Guida AgID
• Rivolgersi ai professionisti

Strumenti e definizioni

Prima di entrare nel merito della conservazione dei documenti da parte degli avvocati, vale la pena chiarire bene il significato di alcuni termini e strumenti diventati di uso comune quando si parla di creazione, gestione e conservazione dei documenti digitali.

• Documento digitale. O, per essere più precisi, documento informatico, definito dal DPCM 28 dicembre 2000, n.445 come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Da questo punto di vista, può essere utile conoscere le regole tecniche per il documento informatico, indicazioni e best practice che aiutano nella creazione dei documenti digitali.
• Firma elettronica. La firma elettronica può essere semplice, avanzata, qualificata, digitale. Un documento al quale viene apposta una firma elettronica avanzata, qualificata o digitale assume pieno e completo valore legale. Dotarsi di una firma elettronica è necessario per la corretta gestione dei documenti digitali/informatici. Per saperne di più: Cos’è la firma elettronica: facciamo un po’ di chiarezza.
• PEC. Se la firma elettronica serve a firmare i documenti informatici, la posta elettronica certificata è una delle soluzioni più pratiche e sicure per inviare/condividere tali documenti (ormai, tutti i professionisti ne sono dotati – esattamente come nel caso della firma elettronica). Per saperne di più: La posta elettronica certificata: cos’è e come funziona.

Date queste tre definizioni, si può entrare nel merito degli obblighi di conservazione dei documenti digitali per gli avvocati.

Conservazione documenti legali: per quanto tempo

Un avvocato è tenuto alla conservazione dei documenti legali riguardanti le cause o, in generale, i clienti che ha seguito. Per quanto tempo si protrae la conservazione? Per rispondere alla domanda, bisogna fare una differenza: benché la risposta sia sempre la stessa, cambiano i riferimenti normativi.

• Conservazione delle pratiche e degli atti: 10 anni. Il primissimo riferimento normativo è rappresentato dall’art. 2946 del Codice civile, nel quale si legge che “salvi i casi in cui la legge dispone diversamente, i diritti si estinguono per prescrizione con il decorso di dieci anni”.
• Conservazione dei documenti contabili e fiscali: 10 anni. Ogni avvocato, che lavori come dipendente o come libero professionista, è tenuto alla conservazione delle scritture contabili per un tempo minimo di dieci anni, così come stabilito dall’articolo 2220 sempre del Codice civile.

In aggiunta a queste indicazioni, ci sono poi altre prescrizioni presuntive che possono interessare gli avvocati. Per saperne di più:

Approfondimento: Studio legale: cosa sapere sull’obbligo di conservazione documenti

Le Linee Guida AgID

Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, diramate dall’AgID, si applicano “a tutti i soggetti, anche privati, ove non diversamente previsto, che effettuano attività di conservazione” (Agid.gov.it). Questo in base agli articoli 2 e 3 del CAD (Codice dell’amministrazione digitale) che, a loro volta, rimandato all’articolo 3 del già citato DPCM 28 dicembre 2000, n.445.

Quindi, gli avvocati sono tenuti a seguire quanto previsto dalle Linee Guida. Linee Guida che, semplificando, si dividono in gestione, creazione e conservazione dei documenti informatici: di seguito, ci sono gli elementi più importanti che gli avvocati devono conoscere per quanto riguarda i documenti digitali.

Formazione dei documenti informatici

Le Linee Guida specificano, innanzitutto, quali sono le indicazioni da seguire per la formazione dei documenti informatici. Per la precisione, un documento informatico può essere creato:

• Utilizzando strumenti, software o soluzioni in cloud qualificati;
• Per acquisizione per via telematica, per acquisizione della copia immagine di un documento analogico, per acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
• Per memorizzazione di informazioni ottenute tramite la compilazione, anche online, di moduli o formulari (resi disponibili dall’utente);
• Per generazione o raggruppamento di dati o registrazioni provenienti da una o più banche dati.

Gestione dei documenti informatici

Per quanto riguarda la parte delle Linee Guida sulla gestione dei documenti informatici, le indicazioni riguardano, più che altro, le AOO (aree organizzative omogenee) di una pubblica amministrazione e la tenuta del protocollo informatico.

La parte che può interessare gli avvocati è, comunque, quella concernente le aggregazioni documentali e gli archivi:

• Fascicolo informatico: un “aggregatore” di documenti simili tra loro;
• Altre tipologie di aggregazioni documentali: sono, essenzialmente, serie documentale (singoli documenti accorpati in base alla tipologia) e serie di fascicoli (più fascicoli accorpati);
• Registri e repertori informatici: realizzati “attraverso la generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati”;
• Archivio informatico: una sorta di “luogo virtuale” che permette di organizzare e gestire i documenti in maniera corretta.

Tutte queste aggregazioni documentali possono essere usate dagli avvocati per la gestione documentale.

Conservazione dei documenti informatici

Le Linee Guida in tema di conservazione dei documenti informatici stabiliscono che i soggetti interessati debbano implementare un sistema di conservazione che garantisca “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti conservati” per tutto il periodo minimo di conservazione dei documenti stabiliti dalla legge.

A ben vedere, queste sono proprio le caratteristiche della conservazione digitale: l’unica vera soluzione che è in grado di garantire non soltanto la reperibilità dei documenti informatici nel tempo ma anche la loro completa integrità, particolare non di poco conto soprattutto quando si parla di documenti dal contenuto delicato come quelli solitamente gestiti dagli avvocati.

Approfondimento: conservazione digitale in outsourcing

Rivolgersi ai professionisti

Ecco: queste sono tutte le incombenze che gli avvocati devono gestire per conservare correttamente i documenti. Troppo oneroso? Troppo complicato? Allora la soluzione migliore è rivolgersi ai

Professionisti della gestione e della conservazione documentale