Cosa serve per la conservazione dei documenti digitali: gli strumenti principali
L’obiettivo, non solo nella pubblica amministrazione ma un po’ in tutte le attività lavorative, è “zero carta”, ovvero fare in modo che l’utilizzo della carta nella gestione documentale scompaia. Il traguardo, certo, è ancora lontano ma non inarrivabile. E per avvicinarsi, basta cominciare a utilizzare degli strumenti specifici.
Cosa serve per la conservazione dei documenti digitali? Domanda molto comune, vista la grandissima diffusione che l’utilizzo dei documenti digitali sta vivendo in questi anni. Alla domanda, comunque, non è possibile dare una sola risposta univoca e diretta in quanto la conservazione dei documenti digitali rappresenta un’attività complessa e fatta di tante cose.
Comunque, qui di seguito è possibile trovare gli strumenti principali e le informazioni più importanti da conoscere.
Temi:
- Tempi di conservazione
- Regole tecniche per i documenti informatici
- Firma digitale
- Attestazione di conformità
- Creare un archivio digitale
- Conservazione digitale
Tempi di conservazione
Da questo punto di vista, non c’è alcuna differenza tra documenti digitali e documenti cartacei, o documenti digitali ottenuti tramite digitalizzazione di originali cartacei. In sostanza: la legge prevede che specifiche tipologie documentali debbano essere conservate per un determinato periodo di tempo.
Ad esempio, i documenti contabili e fiscali, così come le fatture elettroniche, devono essere conservati per un tempo minimo di dieci anni, mentre la certificazione unica dei redditi e le ricevute dell’affitto devono essere conservate per cinque anni.
I documenti devono essere conservati per il periodo minimo imposto dalla legge così da poter essere esibiti in caso di controllo o contenzioso.
Regole tecniche per i documenti informatici
Nella corretta conservazione dei documenti informatici, un ruolo cruciale, anche se troppo spesso (e ingiustamente) sottovalutato, viene svolto dai formati nei quali i file vengono realizzati e dai programmi utilizzati per crearli. Da questo punto di vista, un utile aiuto è rappresentato dalle Regole tecniche per la realizzazione dei documenti informatici.
Queste regole tecniche riguardano “formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione, validazione temporale e conservazione dei documenti informatici”. Nella pubblica amministrazione, adottarle è obbligatorio. Nel settore privato, rappresentano un importante punto di riferimento da prendere in considerazione.
Firma digitale
I documenti cartacei, per poter avere piena validità legale, devono essere firmati dal responsabile o, in generale, dalle parti interessate. Il documento digitale non fa eccezione, anch’esso necessita di una firma. Solo che, invece di essere autografa, si tratta di una firma digitale.
Approfondimento: La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona
Con la firma digitale, è possibile risalire in qualsiasi momento, e in maniera univoca, all’identità di chi ha firmato un dato documento. Per ottenerla, bisogna rivolgersi alle Camere di commercio oppure agli intermediari autorizzati. Per associarla a un documento, occorrono un PC, un apposito lettore e una smart card o un token USB (queste le due soluzioni più utilizzate).
Attestazione di conformità
Nel periodo di passaggio dal documento cartaceo al documento digitale, tutte le pubbliche amministrazioni e sempre più aziende stanno procedendo con la digitalizzazione dei documenti cartacei. Attività che comporta un problema: come assicurarsi che ci sia piena corrispondenza tra il documento originale cartaceo e la copia informatica?
È proprio questo il compito dell’attestazione di conformità.
L’attestazione di conformità assolve proprio questo compito, cioè garantire che copia digitale e originale cartaceo siano completamente uguali.
- Nella pubblica amministrazione, l’attestazione di conformità viene rilasciata esclusivamente da un pubblico ufficiale.
- Nel settore privato, l’attestazione di conformità viene rilasciata da un notaio, che svolge proprio funzione di pubblico ufficiale.
In altre parole, se nell’archivio saranno gestiti documenti digitali che sono copie di documenti cartacei, allora l’attestazione di conformità diventa fondamentale.
Creare un archivio digitale
Creare un archivio digitale richiede attenzione e, soprattutto, pianificazione. La questione è semplice: tanto più ordinatamente e con criterio i documenti saranno archiviati nell’archivio, tanto più facilmente potranno essere velocemente recuperati e consultati in caso di necessità.
Approfondimento: Creare un archivio digitale: 5 consigli per un lavoro a regola d’arte
Tra i diversi consigli che si possono dare per la creazione dell’archivio, due sono i più importanti.
- Individuare la ratio alla base dell’archivio. Ovvero, individuare il criterio generale in base al quale tutti i documenti saranno poi archiviati nell’archivio.
- Selezionare i documenti da archiviare. I documenti devono essere omogenei tra loro quanto più possibile.
Conservazione digitale
Infine, la conservazione digitale. Che è definita come:
L’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.
Un’attività di questo tipo è complessa, richiede specifiche esperienze e competenze ma è fondamentale per garantire l’integrità e la reperibilità dei documenti. Senza considerare che in alcuni casi la conservazione digitale è obbligatoria.
Come fare se internamente mancano competenze ed esperienza per gestirla? Semplice, la soluzione è la:
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