Conservazione documenti digitali per le PA: le linee guida di dicembre 2015 firmate AgID
Le PA hanno un nuovo documento di riferimento per la definizione delle procedure e per la scelta degli strumenti più adeguati per la conservazione dei documenti digitali. Le nuove linee guida sono state pubblicate dall’AgID il 10 dicembre 2015 e hanno l’obiettivo di fornire a tutte le amministrazioni pubbliche un punto di riferimento in cui trovare informazioni necessarie per rispettare le normative vigenti in tema di conservazione dei documenti digitali e, nello specifico nei seguenti ambiti:
- Requisiti;
- Processi;
- Attività;
- Responsabilità.
Le linee guida, un documento dinamico
Per stessa definizione dell’Agenzia per l’Italia Digitale, quello delle linee guida è un documento in via di perfezionamento. Per questo ha messo a disposizione un indirizzo e-mail al quale inviare osservazioni. Uno strumento messo a disposizione di esperti del settore e professionisti per migliorare, grazie al proprio contributo, alla qualità, alla sicurezza e alla longevità dei documenti digitali conservati dalla PA. L’indirizzo di posta elettronica è il seguente: forum_conservatori@agid.gov.it.
Una ricca sezione di allegati
Otto capitoli fitti d’indicazioni di massima e di buone prassi: le linee guida per la conservazione del documento digitale nella PA può contare su una ricca sezione di allegati che offrono al professionista indicazioni pratiche su alcuni aspetti specifici.
Allegato A – Modello di autorizzazione al trasferimento per la conservazione di documenti informatici (da inviare al Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo – Soprintendenza Archivistica territoriale competente).
Allegato B – Metadati del documento informatico. È possibile anche consultare uno schema compilato (per una trattazione estesa sul tema, leggete il nostro focus).
Allegato C – Metadati del fascicolo informatico (qui un approfondimento sui metadati minimi del fascicolo informatico).
Allegato D – Il penultimo allegato del documento di linee guida per la conservazione dei documenti digitali nella PA è dedicato all’elenco dei tipi di documenti comuni oggetto della conservazione.
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