Linee guida: gli aspetti fondamentali sulla conservazione dei documenti informatici
La conservazione dei documenti è un processo in costante evoluzione. Perché in evoluzione sono le tipologie documentali e gli strumenti digitali che possono semplificare e rendere più efficiente il lavoro. Proprio per questo, essere al passo con i tempi, aggiornando strumenti e modalità, è imprescindibile.
Per uniformare e rendere più efficiente la conservazione dei documenti amministrativi, le Linee Guida AgID forniscono delle indicazioni chiare e precise (anche) sulla conservazione dei documenti informatici: si tratta del più importante punto di riferimento per tutte le PA e gli aspetti fondamentali da conoscere sono questi:
Temi:
- Linee guida AgID 2020
- Formazione, gestione e conservazione
- Conservazione dei documenti informatici
- Conservazione digitale a norma
Linee guida AgID 2020
Alla conservazione dei documenti informatici, le Linee Guida dedicano un intero capitolo, il quarto per la precisione. Che, a sua volta, è diviso in undici parti, ognuna delle quali si occupa in maniera specifica di un determinato aspetto inerente alla conservazione dei documenti informatici.
Di queste undici parti, sette sono da evidenziare in maniera particolare:
1. Sistema di conservazione
Tutte le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di un sistema di conservazione che sia in linea con quanto stabilito dall’art. 44, comma 1-bis, del CAD, quindi deve garantire:
Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti conservati.
Il sistema di conservazione deve conservare:
- Documenti informatici e documenti amministrativi informatici;
- Aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie);
- Archivi informatici.
In tutti e tre i casi, i documenti devono essere conservati con i relativi metadati associati.
2. Pacchetti informativi
Gli oggetti della conservazione sono questi tre pacchetti informativi:
- Pacchetti di versamento: anche detto submission information package (SIP), questo strumento di gestione e conservazione documentale indentifica, in maniera univoca, l’insieme dei dati che vengono inviati al sistema di conservazione;
- Pacchetti di archiviazione: anche conosciuto con l’acronimo AIP, il pacchetto di archiviazione è un “derivato” del pacchetto di versamento e ha la funzione di archiviare i dati in esso contenuti;
- Pacchetti di distribuzione: con l’acronimo DIP (dissemination information package), è un pacchetto informativo che viene ricevuto da un utente come risposta a una richiesta di esibizione del contenuto conservato inoltrata a un sistema di conservazione.
3. Modelli organizzativi della conservazione
“I requisiti del processo di conservazione, le responsabilità e i compiti del responsabile della conservazione e del responsabile del servizio di conservazione, e le loro modalità di interazione sono formalizzate nel manuale di conservazione del Titolare dell’oggetto della conservazione e nelle specifiche del contratto di servizio o dell’accordo. Tali modalità trovano riscontro anche nel manuale di conservazione del conservatore”.
4. Ruoli e responsabilità
L’intero processo di conservazione documentale nella pubblica amministrazione è nelle mani di queste figure professionali:
- Titolare dell’oggetto della conservazione: si tratta della struttura organizzativa che ha la titolarità dei documenti da conservare (semplificando);
- Produttore dei pacchetti di versamento: può essere sia una persona fisica sia una persona giuridica;
- Utente abilitato: la risorsa che può avere accesso a determinati documenti;
- Responsabile della conservazione (se ne parlerà tra poco in maniera più approfondita);
- Conservatore: la persona fisica o la persona giuridica (il conservatore può anche essere un soggetto esterno alla PA) che si occupa della conservazione.
Tutte queste figure (titolare dell’oggetto di conservazione, produttore del pacchetto di versamento, utente abilitato, responsabile della conservazione e conservatore) devono gestire la conservazione di documenti informatici in tutti i suoi aspetti e flussi.
5. Responsabile della conservazione
Il responsabile della conservazione è una figura che deve essere sempre presente in tutte le pubbliche amministrazioni. Può essere un dirigente o un funzionario interno formalmente designato, oppure le sue funzioni possono essere svolte dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della gestione documentale.
Al riguardo:
Approfondimento: Il responsabile della conservazione nella PA: ruolo e compiti
6. Manuale di conservazione
Tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute a redigere, adottare e pubblicare una manuale di conservazione. Un documento informatico nel quale devono essere riportati, in merito al sistema di conservazione, “l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento”.
7. Misure di sicurezza
La sicurezza informatica, ormai da tempo, è una priorità anche della pubblica amministrazione, che deve dotarsi di tutte le opportune misure per sventare ogni possibile minaccia informatica.
A tal riguardo, le Linee guida sono chiare: tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute a seguire le misure minime di sicurezza ICT contenute nella circolare del 18 aprile 2017 n.2 emanata dall’AgID, “Misure minime di sicurezza ICT per le pubbliche amministrazioni” (qui il testo integrale).
Formazione, gestione e conservazione
Le Linee Guida stilate a diramare dall’AgID nel 2020, in realtà, non si occupano “soltanto” della conservazione dei documenti informatici ma forniscono chiare indicazioni sulle modalità che tutte le pubbliche amministrazioni devono adottare in materia di formazione e gestione dei documenti informatici.
Per saperne di più:
Approfondimento: Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: le novità
Conservazione dei documenti informatici
La conservazione dei documenti informatici in ambito pubblico deve partire da un presupposto: la conservazione digitale a norma è obbligatoria nella pubblica amministrazione, in quanto unica soluzione capace di assicurare proprio autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti.
E qualora all’interno di una data PA dovessero mancare le competenze e l’esperienza per gestire un’attività così delicata, si può ricorrere alla:
Conservazione digitale a norma
Altro utile consiglio da seguire è scegliere un fornitore esterno che assicuri la conservazione digitale a norma, cioè svolta seguendo le indicazioni contenute nella normativa di riferimento, come il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale) o il Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR).
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