Tanto le aziende quanto i liberi professionisti si trovano a dover gestire un gran numero di documenti. Archiviarli nel modo giusto consente di recuperarli facilmente in caso di necessità. E, per la conservazione dei documenti più importanti per lo svolgimento della propria attività lavorativa, le soluzioni principali sono queste tre:

1. Conservazione digitale

Anche conosciuta con il nome di conservazione sostitutiva, la conservazione digitale consiste nella conservazione di documenti digitali (sia documenti nativi digitali che documenti analogici/cartacei successivamente digitalizzati).

Per svolgere questo tipo di attività, bisogna applicare regole e procedure che garantiscano, per ogni documento archiviato:

• Accessibilità;
• Utilizzabilità;
• Autenticità;
• Reperibilità.

La conservazione digitale è consigliata per chi ha necessità di gestire archivi nativi digitali o archivi analogici/cartaceo molto ampi e(0 ha la necessità di reperire le informazioni contenute in maniera rapida ed efficiente. Per creare un archivio digitale a regola d’arte, ci sono delle buone prassi da seguire.

2. Conservazione cartacea

Ci sono, poi, alcuni documenti che, per necessità varie, devono essere conservati in formato cartaceo. Per una corretta conservazione dei documenti cartacei, bisogna sempre tener presente che esistono tre grandi tipologie di archivi cartacei:

• Archivi correnti: comprendono la documentazione necessaria allo svolgimento delle attività correnti;
• Archivi di deposito: in quest’archivio vengono conservati i documenti che non sono più utilizzati per le esigenze correnti ma che vengono conservati perché hanno ancora rilevanza a livello giuridico e operativo;
• Archivi storici: comprende i documenti che non hanno più valore corrente, né giuridico e/o operativo.

Per l’archiviazione fisica dei documenti, bisogna ricorrere ad appositi contenitori.

3. Microfilmatura

La terza delle soluzioni principali per la conservazione dei documenti è rappresentata dalla microfilmatura. Tramite l’utilizzo di appositi scanner, i documenti vengono convertiti in due formati diversi di microfilm: 16 o 35 mm. La microfilmatura garantisce una durata nettamente superiore alla maggior parte dei supporti (sia analogici-cartacei che digitali), e per tale motivo viene scelta da molte aziende e professionisti.