Il patrimonio storico documentale è un inestimabile tesoro di conoscenze. Un tesoro che deve essere protetto e, soprattutto, messo a disposizione di tutti.
La conservazione dei documenti storici è un’attività sempre molto delicata. Perché si tratta di documenti dalla grande importanza, spesso antichi, e destinati alla conservazione permanente. Documenti che quindi vanno trattati “con tutti i riguardi”.
Prima di entrare nel merito del tema, occorre chiarire quali sono i tempi di conservazione dei documenti nella pubblica amministrazione e quali sono le modalità per la conservazione dei beni culturali: in entrambi i casi, ma con specifiche diverse, ci si può trovare di fronte a dei documenti di valore storico che devono essere conservati.

Temi:

• Conservazione documenti nella PA: i tempi
• Dall’archivio corrente all’archivio storico
• Piano di conservazione
• Gestione di un archivio storico

Conservazione documenti nella PA: i tempi

Per quanto riguarda i tempi di conservazione dei documenti nella pubblica amministrazione, bisogna capire che possono variare in base al fascicolo di appartenenza e in base al “ciclo di vita” di un determinato documento. Più nello specifico.

• Anche la pubblica amministrazione deve rispettare i tempi di conservazione dei documenti stabiliti dalla legge.
• Per quanto riguarda invece gli atti amministrativi, alcuni vengono destinati alla conservazione permanente mentre altri sono soggetti allo scarto (distruzione/cancellazione). Come vedremo nel dettaglio più avanti, è il Piano di conservazione (o Massimario di scarto) a decidere cosa deve essere conservato e cosa no.

Gli atti amministrativi considerati di grande importanza possono diventare “storici” e passare alla conservazione permanente.

Dall’archivio corrente all’archivio storico

Delimitato il campo all’interno del quale si può parlare, a tutti gli effetti, di documenti storici, il ciclo di vita di questi documenti si svolge nelle tre fasi dell’archivio.

Archivio corrente

In questo fase si trovano tutti i documenti che sono necessari per il disbrigo degli affari correnti di una pubblica amministrazione, quindi di tutti gli affari in corso che possono richiedere la consultazione/modifica di specifici documenti.

Archivio di deposito

Quando un documento non è più necessario per il disbrigo degli affari correnti ma ancora non viene destinato alla conservazione permanente, viene allocato in un archivio di deposito per tutto il tempo di conservazione stabilito dalla legge.

Archivio storico

Documenti di particolare importanza storico/culturale possono essere destinati alla conservazione permanente in un archivio storico, così da poter essere sempre consultati da chi ne facesse richiesta per motivi di studio.
Una volta che si trova in questa fase, un documento può essere considerato “storico”.

Piano di conservazione

Ogni pubblica amministrazione deve necessariamente dotarsi di un piano di conservazione documentale (prima definito Massimario di scarto). Nel piano di conservazione sono indicati quali documenti conservare e come, in modo che possa essere protetti e resi sempre reperibili per tutto il tempo di conservazione stabilito dalla legge.
Nel passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito e nel passaggio dall’archivio di deposito all’archivio storico, alcuni documenti sono destinati allo scarto. Questa attività viene svolta in base a quanto previsto nel piano di conservazione (fino a qualche anno fa, questo compito era invece svolto dal massimario di selezione e di scarto).

Gestione di un archivio storico

Per la creazione e la gestione di un archivio storico, occorrono:

• Sistemi di classificazione e registrazione dove siano riportati, in maniera ordinata e precisa, tutti i documenti presenti nell’archivio con la relativa collocazione;
• Appositi contenitori che proteggano i documenti dall’azione di agenti esterni come aria, luce, polvere;
• Spazi adeguati a contenere i documenti già a disposizione e, soprattutto, a riceverne altri, visto che un archivio storico è sempre in costante crescita/ampliamento;
• Misure di sicurezza che prevengano incidenti come incendi o cortocircuiti;
• Personale altamente specializzato che sappia come gestire un archivio di tale importanza.

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