Mai commettere l’errore di credere che sia soltanto questione di spostare un documento: si rischia di sottovalutare l’intera questione e, a lungo andare, di arrecare un danno non di poco conto all’ente o all’azienda. Bisogna essere consapevoli delle implicazioni, non solo tecniche, che soggiacciono dietro una scelta di questo tipo: utilizzare i documenti digitali.

Server, CD, DVD, hard disk esterni: questi sono solo alcuni esempi degli oggetti ai quali si può ricorrere oggi. Ma non basta semplicemente caricare o salvare un file. La conservazione dei documenti su supporto informatico è un processo molto più complesso e articolato di quanto si possa pensare. E questi sono gli aspetti più importanti da prendere subito in considerazione.

Temi

• Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici
• Regole tecniche del documento informatico
• Tempi di conservazione dei documenti
• Conservazione digitale a norma

Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici

Le Linee guida per la conservazione dei documenti informatici rappresentano, insieme al CAD (Codice dell’amministrazione digitale), uno dei punti di riferimento consapevoli per la conservazione. Diramate nel dicembre nel 2015, ancora oggi le regole forniscono le indicazioni e le informazioni principali per quanto riguarda la conservazione dei documenti informatici.

Il testo integrale delle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici

Le indicazioni in esso contenute sono diverse. Dal punto di vista dei supporti informatici da poter utilizzare per la conservazione dei documenti informatici, gli stralci più significativi sono questi:

Il cambio di supporto

Se la conservazione dei documenti tradizionali (cartacei o su altro supporto: tavolette di argilla, papiro, pergamena, pietra ecc.) si basa essenzialmente sul mantenimento inalterato nel tempo del supporto e dei segni su di esso apposti, organizzati in modo da poterne comprendere il contenuto in relazione al contesto giuridico-amministrativo di produzione, la conservazione dei documenti informatici deve affrontare la sfida di mantenere nel tempo oggetti che richiedono una molteplicità di strumenti e risorse tecniche di mediazione per essere letti e compresi dall’uomo, ma anche da altri sistemi.

La prima questione da affrontare ha dei risvolti, per certi versi, affascinanti: nel tempo, il supporto può cambiare, cambiamento insito nell’evoluzione; ma, indipendentemente dal cambiamento del supporto, l’autenticità e l’integrità del documento devono essere garantite e preservate nel tempo.

Dalla conservazione “passiva” alla conservazione “attiva”

Conservare documenti e archivi informatici deve evolversi da un modello di conservazione passiva o inerte, anche se sono sempre presenti idee di risolvere il problema con la scoperta di supporti per il digitale di lunghissima durata, ad un modello di conservazione attiva basato su un sistema complessivo dedicato alla conservazione. […] La conservazione in ambiente digitale è dunque una funzione attiva e continua nel tempo che deve iniziare fin dalla nascita stessa dei documenti.

Con il diffondersi degli strumenti digitali, il focus della conservazione deve spostarsi dal supporto al contenuto: se il primo è labile e mutevole, il secondo deve essere fisso e costante. In altre parole, nonostante la trasformazione dei supporti, la conservazione deve sempre e comunque garantire valore giuridico, integrità, autenticità e leggibilità dei documenti e delle informazioni che esse veicolano.

Obsolescenza delle tecnologie

Accanto ai molti vantaggi in termini, per esempio, di capacità di ricerca e di riproduzione, la diffusione delle tecnologie digitali in ogni campo porta certi svantaggi. La rapida obsolescenza delle tecnologie digitali crea considerevoli pericoli tecnici, in particolare un maggiore rischio rispetto al passato di perdita della possibilità di recuperare, restituire o interpretare informazioni.

In questo passaggio, le linee guida pongono ancora una volta l’accento sulla questione dell’evoluzione tecnologica, e, più nel dettaglio, su uno dei principali problemi ai quali si può andare incontro: l’obsolescenza dei supporti. Obsolescenza che, bisogna ribadirlo, non deve inficiare in alcun modo la validità dei documenti archiviati.

Regole tecniche del documento informatico

Non è soltanto questione di supporto ma anche e soprattutto di consapevolezza archivistica: anche il documento digitale, così come quello analogico, deve essere creato secondo determinati criteri. Criteri che sono stabiliti, in maniera puntuale e precisa, dalle Regole tecniche del documento informatico (secondo quanto riportato nel decreto ministeriale del 13 novembre 2014).

Affinché un documento digitale possa essere definito a norma, deve avere delle precise caratteristiche:

Formazione del documento	Un documento informatico può essere realizzato tramite: redazione con specifici software; acquisizione da supporto informatico; acquisizione della copia per immagine o della copia informatica di un documento analogico; registrazione informatica di informazioni; generazione o raggruppamento di dati o registrazioni provenienti da base dati.
Sottoscrizione con firma elettronica	Un documento informatico ha valore legale unicamente se è sottoscritto con una firma elettronica. La firma elettronica utilizzata può essere avanzata, qualificata o digitale.
Immodificabilità	Qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità sono le caratteristiche che deve avere un documento informatico. Particolare importanza ha l’immodificabilità: un documento è immodificabile quando è formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità in fase di conservazione (art. 3, comma 2 del DPCM 13 novembre 2014).
Identificazione univoca	Per garantire l’identificazione univoca, a ogni documento devono essere associati questi metadati minimi: identificativo univoco e persistente; riferimento temporale; oggetto; soggetto che ha formato il documento; destinatario (eventuale); impronta del documento.

Tempi di conservazione dei documenti

La reperibilità costante di qualsiasi documento aiuta, sicuramente, nello svolgimento delle attività di un ente o di un’azienda. Ma c’è anche un altro motivo: il tempo di conservazione dei documenti.

Ci sono, infatti, dei documenti che devono essere conservati per un dato periodo, così da essere prodotti in caso di bisogno. Ad esempio, le fatture vanno conservate per dieci anni, mentre gli atti della pubblica amministrazione devono essere conservati per sempre.

Per avere maggiori informazioni in merito, si può leggere Il tempo di conservazione dei documenti: le 5 grandi fasce.

Conservazione digitale a norma

Manca un ultimo tassello per avere il quadro completo della situazione: la conservazione digitale a norma. La quale, ormai, deve a sua volta tener conto dell’obsolescenza dei supporti informatici ma, proprio per questo, ha un ruolo sempre più importante. Perché solo la conservazione a norma può garantire la validità di un documento nel caso di un eventuale passaggio da un supporto a un altro.