La gestione della documentazione, se non fatta correttamente, può diventare un onere eccessivo che porta inefficienza e perdita di competitività. Viceversa, una buona gestione documentale rende molto più agevole lo svolgimento del lavoro quotidiano e l’erogazione del servizio. A patto di sapere come procedere.

I documenti da conservare sono diversi. Questo vale non soltanto per la pubblica amministrazione ma anche per aziende e liberi professionisti. La conservazione dei documenti, quindi, è una necessità. Ed ecco quali sono i documenti da conservare, per quanto tempo e come fare per conservali in ottemperanza di quanto stabilito dalla legge.

Temi:

• Obbligo di conservazione documenti
• Conservazione documenti amministrativi
• Conservazione documenti aziendali
• Conservazione documenti fiscali
• Conservazione digitale

Obbligo di conservazione documenti

I documenti devono essere conservati per un determinato periodo di tempo. Periodo di tempo che varia in base al tipo specifico di documento che si ha bisogno di conservare. Il tempo di conservazione, in linea generale, va da un minimo di un anno a un massimo di venti anni. Un discorso a parte (come vedremo in seguito) va fatto per i documenti prodotti dalla pubblica amministrazione.

Tali documenti devono essere conservati perché vanno prodotti in caso di controlli o verifiche da parte degli enti preposti a farlo.

Conservazione documenti: la tabella

Per quanto non sia possibile generalizzare, questi sono i tempi di conservazione obbligatori dei principali documenti:

Documenti da conservare per 1 anno	Ricevute di iscrizioni a rette scolastiche e palestre.
Documenti da conservare per 2 anni	Scontrini.
Documenti da conservare per 3 anni	Bollo auto, cambiali, parcelle professionali, compensi per artigiani.
Documenti da conservare per 5 anni	Certificazione unica dei redditi, ricevute dei pagamenti delle tasse, pagamenti rateali e mutui, ricevute dell’affitto, assicurazioni, spese mediche, bollettini ICI, multe, bollette domestiche.
Documenti da conservare per 10 anni	Fatture, ricevute per le spese di ristrutturazione casa, tassa per la nettezza urbana, canone TV, estratti conti bancari.
Documenti da conservare per 20 anni	Documenti commerciali relativi a beni immobili.

Fonte: Gdf.gov.it (tabella integrata con altre informazioni)

Bisogna ora aggiungere due ulteriori specifiche:

• Per quanto riguarda gli scontrini, per tutta la durata dei due anni di conservazione, fungono anche da garanzia per il prodotto acquistato.
• Le cartelle cliniche (non riportate nella tabella) rappresentano una sorta di eccezione perché devono essere conservate per sempre.

Conservazione documenti amministrativi

In ambito la pubblico, la questione diventa relativamente più articolata. Innanzitutto, la conservazione digitale a norma è obbligatoria. E il tempo di conservazione dei documenti viene gestito in questo modo.

Archivio corrente, di deposito, storico

Semplificando, nelle pubbliche amministrazioni i documenti possono trovarsi in uno di questi tre archivi:

• Archivio corrente. L’insieme dei documenti che sono necessari per sbrigare le attività correnti di un ente.
• Archivio di deposito. Contiene i documenti non più necessari al disbrigo degli affari correnti ma non ancora destinati alla conservazione permanente.
• Archivio storico. Quando hanno esaurito la propria funzione, alcuni documenti vengono conservati nell’archivio storico per finalità di studio, per necessità di privati, per necessità amministrative o legali.

Una volta allocato nell’archivio storico, un documento prodotto dalla pubblica amministrazione viene conservato per sempre.

Il massimario di scarto

Non tutti i documenti prodotti dalla pubblica amministrazione sono destinati alla conservazione permanente. Anzi, molti documenti vengono scartati sia durante il trasferimento dal corrente al deposito sia, soprattutto, durante la fase di versamento dal deposito allo storico.

Lo strumento che stabilisce quali documenti, una volta terminato il periodo di conservazione obbligatoria, devono essere scartati è il massimario di scarto.

Conservazione documenti aziendali

Fermo restando quanto riportato nella prima tabella che abbiamo fornito, per la conservazione dei documenti aziendali bisogna fare un discorso a parte. Un discorso che comincia con l’articolo 2220 del codice civile. Il quale recita che:

Le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Per scritture contabili si intendono tutti i documenti che attestino i movimenti economico-finanziari di un’azienda.

La tabella di conservazione dei documenti aziendali

Stabilito, quindi, a dieci anni il tempo di conservazione generale delle scritture contabili, questi sono i principali documenti che un’azienda deve conservare:

Scritture contabili obbligatorie	Libro giornale
	Libro degli inventari
	Corrispondenza commerciale
	Altre scritture che potrebbero essere richieste (ad esempio, libro mastro, libro cassa, libro di magazzino, libro fidi)
Scritture contabili per le società per azioni	Libro dei soci
	Libro delle obbligazioni
	Libro delle adunanze e delle deliberazioni (assemblee, consiglio di amministrazione, consiglio di gestione, consiglio sindacale, comitato esecutivo, assemblee degli azionisti)
	Libro degli strumenti finanziari di partecipazione all’affare
	Libro sull’attività di revisione contabile
Scritture contabili per le società a responsabilità limitata	Libro delle decisioni (soci, degli amministratori, collegio sindacale o revisore)
	Libro delle decisioni degli amministratori
	Libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore

(Di anno in anno, parallelamente a eventuali modifiche nella normativa di riferimento, le voci della tabella potrebbero cambiare.)

Conservazione documenti fiscali

Cosa ormai risaputa, dal 1° gennaio 2019 è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica. Questo ha determinato diversi quanto radicali cambiamenti nella gestione dei documenti fiscali. Per adeguarsi alla nuova fattura elettronica, aziende e liberi professionisti devono adottare tutta una serie di cambiamenti. Anche, se non soprattutto, per quanto riguarda la conservazione dei documenti fiscali.

La conservazione delle fatture elettroniche, quindi, può avvenire soltanto se le suddette fatture vengono conservate in uno dei formati consentiti:

• Xml;
• Pdf;
• Jpg;
• Txt.

Conservazione digitale

Non basta, semplicemente, “mettere da parte” i documenti, anche organizzandoli in maniera ordinata. Bisogna anche adottare tutta una serie di procedure per garantire non soltanto la reperibilità ma anche l’autenticità e l’incorruttibilità dei documenti conservati. Occorre, cioè, garantire che tali documenti siano perfettamente uguali al momento in cui sono stati emessi e/o validati. E questo è particolarmente vero nell’epoca in cui viviamo, che vede un sempre maggiore ricorso ai documenti digitali.

È qui che entra in gioco la conservazione digitale. Obbligatoria nel settore pubblico, fortemente raccomandata nel settore privato, è la garanzia che i documenti conservati siano completamente inalterati.