Conservazione dei registri contabili digitali: i tanti aspetti ancora da chiarire

Chi lavora nel settore privato, sa quanto la conservazione dei documenti contabili e fiscali sia importante. Non sempre, però, la normativa di riferimento rappresenta in aiuto. Perché ci sono lacune e mancanze che complicano le cose. Ma non significa che manchino le soluzioni.

Come procedere con la conservazione dei registri contabili in formato digitale? La questione è delicata. E gli aspetti da chiarire in merito diversi. Questi sono i più importanti:

Temi:

• Cosa sono i registri contabili
• Conservazione digitale obbligatoria
• Stampa dei documenti contabili e fiscali
• A chi rivolgersi

Cosa sono i registri contabili

Il primo dubbio è, per così dire, anche il più basilare. La locuzione “registro contabile”, infatti, risulta alquanto ambigua. Perché:

• Il Codice Civile, nell’articolo 2.215 e successivi, parla di “scritture contabili”;
• Il DPR 600/1973 fa riferimento esclusivamente al termine “libro” per indicare il giornale e gli inventari, e al termine “registro” per quanto riguarda l’IVA (imposta sul valore aggiunto);
• Il DPR 633/1972, quando si parla di IVA, utilizza il termine “registri”.

In una situazione di questo tipo, com’è facile intuire, il fraintendimento è dietro l’angolo. Situazione dovuta al fatto che, in materia di conservazione dei documenti contabili e fiscali, la normativa italiana non è organica ma bisogna ricostruire l’iter da seguire in base alle diverse leggi e ai differenti riferimenti normativi che si sono succeduti negli anni.

Una soluzione

Specificando, ancora una volta, che si tratta di una situazione “borderline”, sotto la dicitura registro contabile potrebbero rientrare:

• I libri contabili: i principali sono libro giornale, inventario, piano dei conti, libro mastro;
• Tutti i registri necessari per la gestione e la rendicontazione dell’IVA.

Sarebbero invece da escludere tutti i libri sociali di un ente o un’azienda, come il libro dei soci, il libro delle adunanze e delle deliberazioni, il libro delle obbligazioni, eccetera.

Soluzione: libri contabili e registri IVA vanno intesi come registri contabili

Conservazione digitale obbligatoria

Un altro aspetto che richiede dei chiarimenti riguarda l’obbligatorietà della conservazione digitale per i registri contabili. Al riguardo, il principale riferimento normativo è dato dall’articolo 2, comma 3 del CAD, il Codice dell’amministrazione digitale.

Il quale, testualmente, recita:

Le disposizioni del presente Codice e le relative Linee guida concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli articoli 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 3-bis e al Capo IV, l’identità digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto.

L’articolo parla nettamente di “conservazione dei documenti”. Nella pubblica amministrazione, la conservazione digitale è obbligatoria. Ma in che modo l’obbligo si applica anche ai privati?

Una soluzione

Ci sono dei casi in cui la conservazione digitale è obbligatoria. Tre di questi, in particolare, riguardano anche le aziende e il settore privato. Ovvero:

• Email inviate tramite posta elettronica certificata (PEC);
• Fatture elettroniche (come visto al punto precedente);
• Contratti in formato digitale e siglati con firma digitale.

Al di là delle possibili lacune della normativa di riferimento, in questi tre casi si ha la completa certezza che i documenti debbano essere conservati in ottemperanza alla conservazione digitale.

Soluzione: la conservazione digitale è obbligatoria per PEC, fatture elettroniche e contratti con firma digitale

Stampa dei documenti contabili e fiscali

Questo è, probabilmente, il punto più controverso. Perché l’articolo 7, comma 4-quater del D.L. 357/1994 riporta:

[…] la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.

In virtù di tale articolo, la conservazione dei registri contabili in formato digitale può essere considerata corretta se gli organi competenti, in sede di controllo, non rilevano anomalie o errori.

Il passaggio, tuttavia, che riporta la possibilità di produrre copie analogiche come supporto per la verifica è in sufficiente contraddizione con la più generale e necessaria tendenza alla digitalizzazione.

Una soluzione

Partendo da tali presupposti, non è possibile dare una soluzione precisa ma alcune indicazioni di massima:

• Conservare digitalmente le tre tipologie di documenti alle quali si è fatto accenno in precedenza (PEC, fatture elettroniche, contratti con firma digitale);
• Essere in grado di esibire anche documenti analogici qualora fosse richiesto dagli organi competenti.

A chi rivolgersi

Si sarà capito: sia dal punto di vista tecnico (la conservazione digitale, infatti, richiede specifiche tecnologie e competenze) sia dal punto di vista normativo (come già detto, il corpus di leggi non è organico e vi sono articoli, spesso, in netto conflitto), la conservazione dei registri contabili digitali può creare non pochi problemi.

Alcuni si possono risolvere con le indicazioni presenti in quest’approfondimento. Ma il consiglio migliore che si possa dare è acquisire competenze e ricorrere alla conservazione digitale in outsourcing: i professionisti del settore metteranno tecnologie e competenze a disposizione per gestire la conservazione dei registri contabili nel modo migliore.

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