Dopo aver parlato delle caratteristiche generali dei formati validi per la conservazione documentale digitale, riprendiamo ad analizzare il tema prendendo confidenza con i formati che rispondono ai requisiti indicati per una corretta conservazione sostitutiva.
Due dei formati emergenti per i documenti digitali sono l’ODF e l’OOXML. Nel caso del formato ODF, l’Open Document Format, sviluppato dalla comunità di OpenOffice.org, così come per l’OOXML, l’Office Open XML Format sviluppato da Microsoft, siamo davanti a formati:
- non proprietari;
- aperti;
- documentati;
- ampiamente fruibili;
- standardizzati de iure; autosufficienti;
- privi di sistemi di protezione (ad es. cifratura).
Nonostante l’emergere di nuovi formati per la conservazione sostitutiva, il formato PDF/A rimane uno standard ampiamente adottato e ideato espressamente per l’archiviazione a lungo termine.
A differenza del formato PDF comune, il PDF/A può contare su una completa indipendenza da oggetti esterni (font, algoritmo di compressione proprietario, etc.) per mantenere un layout invariato nel tempo. In una parola è auto-contenuto.
La questione del formato dei file adatti alla conservazione sostitutiva non si chiude qui, poiché, nel tempo, potrebbero concorrere al primato del PDF/A nuove tipologie di file.