Che cosa è la conservazione sostitutiva?
Processo – conservazione – formato digitale – disponibilità – integrità – autenticità.
Combinando insieme queste parole avremo la definizione esatta del termine “conservazione sostitutiva“:
- la conservazione sostitutiva è un processo;
- obiettivo di questo processo è conservare documenti in formato digitale;
- le caratteristiche dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva sono: disponibilità nel tempo, l’integrità e autenticità.
Che cosa è possibile conservare attraverso la conservazione sostitutiva?
TUTTI i documenti possono essere conservati in maniera sostitutiva.
TUTTI i documenti è la risposta corretta ma solo in teoria perché fanno eccezione alcuni documenti quali del settore doganale, oltre, ovviamente, eventuali disposizioni dei Ministeri competenti.
Qua’e la differenza tra conservazione e archiviazione?
Due anelli della stessa catena…
Sono entrambi due anelli facenti parte dello stessa catena, ma con funzioni diverse:
- Archiviazione: fase del procedimento durante la quale i singoli documenti vengono memorizzati e identificati per permettere un loro facile e razionale accesso
- Conservazione: fase del procedimento durante la quale i documenti precedentemente archiviati vengono trasferiti su supporti digitali garantendone sia l’esatta corrispondenza con quelli originali sia l’integrità e l’autenticità nel tempo
Firma digitale e conservazione sostitutiva: quale rapporto?
Uno strumento del processo di conservazione sostitutiva
Nel processo di conservazione sostitutiva che richiede l’espletazione di diverse attività, è necessario certificare la conservazione con la Firma digitale anche per gruppi di documenti.
In questo contesto “entrano in gioco” il Responsabile della conservazione e il Pubblico Ufficiale che nel caso della PA corrisponde ad una risorsa interna mentre per i privati è il notaio.
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