Conservazione sostitutiva: definizioni e differenze

Che cosa è la conservazione sostitutiva?

Processo – conservazione – formato digitale – disponibilità – integrità – autenticità.

Combinando insieme queste parole avremo la definizione esatta del termine “conservazione sostitutiva“:

• la conservazione sostitutiva è un processo;
• obiettivo di questo processo è conservare documenti in formato digitale;
• le caratteristiche dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva sono: disponibilità nel tempo, l’integrità e autenticità.

Che cosa è possibile conservare attraverso la conservazione sostitutiva?

TUTTI i documenti possono essere conservati in maniera sostitutiva.

TUTTI i documenti è la risposta corretta ma solo in teoria perché fanno eccezione alcuni documenti quali del settore doganale, oltre, ovviamente, eventuali disposizioni dei Ministeri competenti.

Qua’e la differenza tra conservazione e archiviazione?

Due anelli della stessa catena…

Sono entrambi due anelli facenti parte dello stessa catena, ma con funzioni diverse:

• Archiviazione: fase del procedimento durante la quale i singoli documenti vengono memorizzati e identificati per permettere un loro facile e razionale accesso
• Conservazione: fase del procedimento durante la quale i documenti precedentemente archiviati vengono trasferiti su supporti digitali garantendone sia l’esatta corrispondenza con quelli originali sia l’integrità e l’autenticità nel tempo

Firma digitale e conservazione sostitutiva: quale rapporto?

Uno strumento del processo di conservazione sostitutiva

Nel processo di conservazione sostitutiva che richiede l’espletazione di diverse attività, è necessario certificare la conservazione con la Firma digitale anche per gruppi di documenti.
In questo contesto “entrano in gioco” il Responsabile della conservazione e il Pubblico Ufficiale che nel caso della PA corrisponde ad una risorsa interna mentre per i privati è il notaio.

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