Digitalizzazione dei processi documentali e conservazione sostitutiva in Italia non hanno avuto fino ad ora lo stesso destino. Se da una parte la fatturazione elettronica, proposta come obbligo per le pubbliche amministrazioni da un decreto di legge promulgato da Ministro Brunetta, non ha riscosso ancora molto successo, ne tra le aziende pubbliche ne tra le private, il processo che porta invece alla conservazione sostitutiva dei documenti, soprattutto contabili, ha mostrato una percentuale di diffusione incoraggiante.

I motivi che hanno portato le imprese, pubbliche e private, a compiere questo scisma tra due processi appartenenti alla stessa famiglia, quella della digitalizzazione dei processi e dei documenti, sono molteplici e giustificati. Il problema principale per l’attuazione del processo di fatturazione elettronica da parte delle imprese sta nella difficoltà ad accettare serenamente una gestione del cambiamento non essendo in grado di verificare ancora il vantaggio finale. D’altra parte le stesse pubbliche amministrazioni, le prime che secondo il decreto di legge dovrebbero adattarsi a questi nuovi sistemi di gestione documentali, spesso non danno il buon esempio. Il disegno di legge in Italia è completo ma molto complesso e di non facile interpretazione e mancano all’appello alcune semplificazioni tecniche: questo il motivo per cui le PA tardano ad adottarlo e le imprese hanno poca fiducia in un progetto dai confini legislativi e interpretativi ancora poco chiari.

Al contrario il processo di conservazione sostitutiva dei documenti cartacei ha preso piede all’interno dell’area industriale italiana e sta diffondendo la sua filosofia soprattutto tra le grandi imprese o tra le imprese impegnate nella gestione di grandi quantità di documenti. Il motivo dell’adozione di quello che potrebbe essere considerato un complementare del processo di fatturazione elettronica proprio a discapito di quest’ultima non rappresenta un paradosso. I vantaggi dell’implementazione della conservazione sostitutiva per l’archiviazione dei documenti comportano benefici misurabili, immediati e reali. Il taglio degli spazi necessari per l’archiviazione, prima cartacea e ingombrante; la facilità di accesso e gestione dei documenti garantita da sistemi informatici di indicizzazione avanzati; il risparmio economico e in termini di tempo che una tale gestione concede; tutto questo ha portato le imprese anche di medie dimensioni ad abbracciare il processo di conservazione sostitutiva con grande fiducia accettando di buon grado l’impegno nella gestione del cambiamento.

Riteniamo, tuttavia, che i due processi, sebbene divisibili e distinguibili, possano portare i loro frutti migliori se implementati in modo complementare. Nonostante le difficoltà iniziali, le imprese private si facciano coraggio: l’introduzione di sistemi di  fatturazione elettronica, oltre che salvaguardare l’ambiente con l’eliminazione del cartaceo, consente un enorme risparmio di tempo e denaro. Innovazione burocratica e amministrativa saranno i termini che guideranno le imprese al successo negli anni a venire.

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