Perché un servizio di conservazione sostitutiva sia riconosciuto nel suo valore legale e i documenti smaterializzati o dematerializzati mantengano il proprio valore giuridico e fiscale è necessario che il processo che sottende al servizio rispetti dei canoni imposti dal CNIPA.

Il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione opera presso il Consiglio dei Ministri “con lo scopo di contribuire alla creazione di valore per i cittadini e per le imprese da parte della Pubblica Amministrazione fornendo a questa supporto nell’uso innovativo dell’informatica e, più in generale,dell’ICT(Information and Communication Technology)”. Questa definizione “da manuale” aiuta a capire il ruolo di controllo ex ante, in itinere e ex post dei processi informatici ricoperto dalla CNIPA nel caso di servizi che vadano a toccare o che sottostanno a leggi ben definite. È questo il caso dello svolgimento del processo di conservazione sostitutiva che vede i suoi stadi regolati da leggi che ne consentono la standardizzazione a livello europeo. Per quanto riguarda il nostro caso in base alle disposizioni della CNIPA, la conservazione sostitutiva deve prevedere:

• L’apposizione di una firma digitale su qualsiasi documento digitale prodotto dal processo, in modo da assicurarne l’accesso autorizzato e garantito;
• L’apposizione, per alcuni documenti, di una marca temporale e della firma sull’intero lotto di documenti;
• L’estrazione dell’impronta da trasmettere all’Agenzia delle Entrate per i documenti fiscali;
• La produzione di due copie dei documenti su supporti magnetico-ottici.

Ovviamente un tale processo così garantito deve prevedere che la conservazione sostitutiva mantenga ciò che promette. Per questo la CNIPA prevede che in itinere l’azienda che si è occupata di curare il processo:

Verifichi la leggibilità dei documenti e in caso contrario provveda al ripristino di quelli;
• Metta in grado l’azienda cliente di esibire i documenti digitalizzati in caso di controllo da parte degli organi competenti o di citazione in tribunale;
• Metta in grado l’azienda cliente di riversare i documenti su nuovi supporti se lo ritiene necessario.

Tutto questo abilita le aziende che si occupano di conservazione sostitutiva e i loro clienti a fornire e usufruire di un servizio ottimizzato e standardizzato.

Approfondimenti sulla conservazione sostitutiva qui.

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