La conservazione sostitutiva dei documenti è la soluzione per i tuoi spazi in azienda. Se hai bisogno di recuperare spazio, magazzini e capannoni senza perdere anni di fatturazioni e documenti, affidati ad un’azienda che si occupa di conservazione sostitutiva. Tutti i tuoi documenti verranno digitalizzati e resi in formato standard. Il processo prende il nome di smaterializzazione.

I tuoi documenti una volta resi secondo gli standard governativi previsti (PDF/A) oltre ad accedere ad un processo di gestione semplificata, per il quale verrà impostato un apposito workflow documentale, aumenteranno la loro soglia di sicurezza: il formato in cui i documenti vengono resi e la sua corretta gestione informatica, infatti, ne garantiscono la conservazione a lungo termine e contemporaneamente ne assicurano una leggibilità universale da qualsiasi tipo di piattaforma digitale, grazie all’adeguamento allo standard ISO del 2005.

Ovviamente una volta ridotti i volumi, il processo di conservazione sostitutiva prevede una seconda ma contemporanea azione di dematerializzazione dei documenti. Se, infatti, i documenti analogici vengono ridotti in digitale, i nuovi documenti prodotti dall’azienda, per coerenza di intervento, qualsiasi essi siano, verranno emessi essi stessi in forma digitale.

Questo processo, oltre a rappresentare un’adeguazione alla linea di gestione documentale promossa dall’Unione Europea, consente notevoli risparmi in termini di tempo e denaro. Anche le fatturazioni passive d’ora in poi potranno essere emesse in formato digitale, verso una digitalizzazione di tutti i processi documentali.

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