La conservazione sostitutiva è ad oggi uno dei metri di misura più attendibili per calcolare il livello di innovazione nella gestione documentale dell’impresa pubblica e privata nel territorio italiano. La conservazione sostitutiva dei documenti infatti è, nel processo di digitalizzazione dei flussi documentali e dell’archivio documentale, una pratica che fino ad oggi ha incontrato sia resistenze sia esempi d’eccellenza, come di solito accade ad ogni processo innovativo e di cambiamento. Spesso si lamenta una poca chiarezza legislativa che regola i processi e una difficoltà di comprensione dei vantaggi apportati dalla conservazione sostitutiva piuttosto che dalla fatturazione elettronica.

Ultimamente, secondo il metro della conservazione sostitutiva appunto, si sono particolarmente distinti Pordenone e la Provincia di Pisa, che in diversi modi hanno dimostrato le più serie intenzioni di sottoporre il proprio territorio (inteso come estensione ambientale, economica, amministrativa e industriale) ad un processo di innovazione per l’ottimizzazione delle risorse e del lavoro.

A Pordenone il movimento verso l’adozione delle nuove tecnologie digitali per l’amministrazione sembra diventata una questione imminente. Per Ottobre 2010 la Camera di Commercio in collaborazione con il Comune di Pordenone, l’associazione culturale per lo studio del diritto, Confartigianato, Ascom, Coldiretti di Pordenone e l’Unione Industriali ha indetto un seminario presso l’Auditorium della Regione dal titolo: “Il codice dell’amministrazione digitale e la conservazione sostitutiva nelle imprese e nelle p.a.“. Poco altro c’è da dire: l’attenzione verso il mondo della conservazione sostitutiva è al massimo. Tutti i decisori sociali dell’area di Pordenone saranno presenti. L’intenzione della città friulana è più che chiara. La digitalizzazione dei processi e della conservazione dei documenti è un obiettivo importante.

Anche la Provincia di Pisa ha dichiarato proprio in questi ultimi giorni l’intenzione di rivolgere tutto il proprio apparato amministrativo alla gestione del cambiamento verso una digitalizzazione dei processi. Il primo passo sarà per loro l’implementazione della conservazione sostitutiva dei documenti. “Tutto è già pronto” hanno dichiarato i responsabili provinciali, i quali contano di risparmiare già dal primo anno 101.000 pagine di atti amministrativi, 25 metri lineari di spazio dedicato alla conservazione e 19.000 euro sui costi di gestione. Degno di nota il fatto che tale previsione di risparmio non considera il sistema a pieno regime.

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