La consultabilità degli archivi: come accedere a un inestimabile tesoro

C’è un autentico tesoro fatto di preziosi documenti. Un tesoro che non soltanto va tutelato e custodito ma anche messo a disposizione di tutti i cittadini.

La consultabilità è un concetto importante. Un concetto che dà la possibilità di leggere e studiare un numero sconfinato di documenti. Un concetto che, opportunamente regolato, si applica anche gli archivi.

Temi:

• Il significato di consultabilità
• Il compito degli archivi
• Di che archivio stiamo parlando?
• Il Codice dei beni culturali e del paesaggio
• Gli archivi privati
• La gestione degli archivi
  

Il significato di consultabilità

La parola “consultabilità”, a seconda del contesto, può avere diversi significati e accezioni. Nel caso specifico del tema trattato, indica la possibilità, in un archivio, di consultare i documenti in esso contenuti.

Bisogna, però, considerare che:

• La consultazione dei documenti deve comunque rispettare determinate regole. Regole che riguardano non solo la corretta gestione dell’archivio ma anche, se non soprattutto, la tutela dei documenti in esso contenuti.
• Non tutti i documenti possono essere liberamente consultati. Per alcuni motivi (che saranno approfonditi più avanti), la consultazione di determinati materiali potrebbe essere vietata.

Possibilità di consultare i documenti contenuti in un archivio

Il compito degli archivi

Proteggere e rendere disponibili i documenti: questo, in estrema sintesi, può essere considerato il compito di un archivio. Un compito che è già insito nella definizione di archivio data dalla Direzione generale degli archivi:

“Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente […] durante lo svolgimento della propria attività. I documenti che compongono l’archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico. In questa accezione si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio”.

Per completezza di informazione, si aggiunge che la parola “archivio” può anche indicare:

• Per esteso, il locale dove l’ente conserva il proprio archivio;
• Un istituto dove vengono concentrati archivi di varia provenienza.

Ai fini di questo approfondimento, comunque, si terrà presente la prima definizione.

Di che archivio stiamo parlando?

Si fa presto a dire archivio. Per capire davvero quali sono le regole che gestiscono la consultabilità, va detto che si possono distinguere tre grandi tipologie di archivio: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.

Archivio corrente

Un ente, un’azienda o la pubblica amministrazione, ogni giorno, producono una grande mole di documenti, necessari per lo svolgimento delle attività. Per finalità pratico-amministrative, i documenti necessari per il disbrigo degli affari correnti vengono gestiti in quello che viene chiamato archivio corrente.

Archivio di deposito

Quando i documenti hanno “svolto il proprio compito” (quindi non sono più necessari per il disbrigo degli affari correnti) ma non sono ancora destinati alla conservazione permanente e alla consultazione, vengono collocati in un apposito archivio che si chiama archivio di deposito.

Archivio storico

Ci sono alcuni documenti che, per la loro natura specifica, devono essere conservati e destinati alla consultazione. Si tratta di documenti che, in sostanza, non hanno più alcun rilievo per le esigenze di carattere pratico. Tali documenti finiscono in un archivio storico.

Tipo di archivio	Documenti conservati
Archivio corrente	Documenti necessari per il disbrigo degli affari correnti
Archivio di deposito	Documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti ma non ancora sono destinati alla conservazione permanente e alla consultazione
Archivio storico	Documenti che, per la loro natura specifica, devono essere conservati e destinati alla consultazione

Il Codice dei beni culturali e del paesaggio

Gli articoli 122-127 del cosiddetto Codice dei beni culturali e del paesaggio (decreto legislativo 42/2004) stabiliscono le regole per la consultabilità degli archivi. Regole che riguardano, essenzialmente, gli archivi correnti e gli archivi storici (senza comunque dimenticare gli archivi privati).

Consultabilità degli Archivi di Stato e degli archivi storici degli enti pubblici

L’articolo 122 recita:

I documenti conservati negli archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili.

A questa norma ci sono, comunque, quattro grandi eccezioni:

• Documenti dichiarati riservati dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali: diventano consultabili dopo cinquant’anni;
• Documenti contenenti dati personali sensibili: diventano consultabili dopo quarant’anni;
• Documenti contenenti dati personali sensibilissimi: diventano consultabili dopo settant’anni;
• Documenti contenenti dati giudiziari: diventano consultabili dopo quarant’anni.

Archivi di Stato

Per avere l’elenco completo degli Archivi di Stato e storici consultabili, si rimanda alla pagina ufficiale della Direzione generale degli archivi.

Consultabilità a scopi storici degli archivi correnti e di deposito

L’articolo 124 recita:

Salvo quanto disposto dalla vigente normativa in materia di accesso agli atti della pubblica amministrazione, lo Stato, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali disciplinano la consultazione a scopi storici dei propri archivi correnti e di deposito.

Le modalità di consultazione degli archivi correnti e degli archivi di deposito sono stabilite dagli stessi enti sulla base, però, degli indirizzi generali stabiliti dal Ministero.

Gli archivi privati

A questo punto, non bisogna credere che gli archivi privati siano esenti dall’obbligo di consultazione. Infatti, come si può leggere nell’articolo 127 sempre del Codice dei beni culturali e del paesaggio:

I privati proprietari, possessori o detentori a qualsiasi titolo di archivi o di singoli documenti dichiarati ai sensi dell’articolo 13 hanno l’obbligo di permettere agli studiosi, che ne facciano motivata richiesta tramite il soprintendente archivistico, la consultazione dei documenti secondo modalità concordate tra i privati stessi e il soprintendente. Le relative spese sono a carico dello studioso.

Anche in questo caso, sono esenti dall’obbligo di consultazione tutti i documenti dichiarati a carattere riservato.

La gestione degli archivi

L’archiviazione dei documenti e la gestione documentale, quindi, sono degli aspetti complessi. Perché devono garantire l’integrità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti archiviati. Proprio per tale motivo, per evitare di corrompere o perdere informazioni preziose, occorre affidarsi ai professionisti del settore.

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