Negli ultimi anni, la conservazione digitale sta diventando sempre più diffusa come prassi per la conservazione documentale. Ci sono però delle situazioni in cui risulta utile invece realizzare  una copia analogica di un documento informatico.

Cos’è la copia analogica

Per digitalizzazione documentale s’intende la “trasformazione” di un documento cartaceo in un documento digitale (operazione che può avvenire per varie ragioni, come avere la possibilità di creare e gestire un archivio digitale). Invece una copia analogica ha un significato esattamente opposto, il documento da cui si parte è stilato direttamente in formato digitale e d questo originale digitale viene tratta una copia analogica. Ovviamente il contenuto del documento analogico/cartaceo deve essere perfettamente conforme all’originale.

Regole e prassi

• La copia analogica di documento informatico (anche sottoscritto con firma digitale) ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta. Questo, però, a patto che i due documenti siano completamente conformi e la loro validità sia attestata da un soggetto qualificato.
• La copia analogica ha la stessa validità dell’originale informatico anche se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.
• Sulla copia analogica di un documento informatico può essere apposto un contrassegno digitale grazie al quale è possibile accedere all’originale documento informatico.

Validità della copia analogica

Affinché la copia analogica possa essere considerata valida a tutti gli effetti, tale copia deve attestare la conformità di alcuni aspetti rispetto all’ originale digitale.

Di solito, sull’attestato di conformità della copia, devono essere specificati:

• Software usato per la creazione del documento informatico;
• Tipologia di firma elettronica utilizzata;
• Indicazione di quali sono gli strumenti di verifica;
• Marcatura temporale (se presente).