L’analisi dei flussi documentali è il punto di partenza di ogni intervento di tipo gestionale o archivistico, in qualsiasi realtà e tipologia di struttura. Solo grazie ad essa si possono comprendere i diversi passaggi che effettuano i documenti e che interessano la normale operatività della struttura, individuando gli elementi di inefficienza o di rischio per una gestione documentale generale.

L’analisi del flussi documentali è sicuramente propedeutica per qualsiasi tipo di intervento archivistico che miri alla dematerializzazione della documentazione o all’adozione di un protocollo informatico per la gestione elettronica dei documenti. E’ fondamentale anche nel caso dell’individuazione delle corrette strategie di conservazione degli archivi, digitali e cartacei.

Per comprendere appieno l’importanza dell’analisi dei flussi documentali, basterà pensare a ciò che sta avvenendo nel corso degli ultimi anni: il passaggio alla gestione digitale dei documenti da parte delle Pubbliche Amministrazioni. La mancanza di un’accurata analisi dei flussi documentali, che di solito segue uno studio propedeutico della storia del soggetto produttore, a maggior ragione in casi di realtà strutturate e interconnesse, potrebbe portare alla scelta di strategie di gestione e conservazione documentale sbagliate, e addirittura alla perdita degli stessi documenti.

Ciò vale anche per realtà meno complesse di quelle pubbliche, come le aziende private. Affidando l’analisi dei flussi documentali a specialisti della gestione documentale, oltre a ridurre il rischio di perdite di dati fondamentali nel caso dell’adozione di un protocollo informatico, di una scelta di dematerializzazione della documentazione aziendale o di una completa reingegnerizzazione dei processi di business, si potrà contare sull’ottimizzazione del workflow, ossia su indubbi benefici in termini di efficienza di gestione del patrimonio amministrativo e informativo.

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Sentitevi liberi di contribuire!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *