Quando un documento o un archivio di conservazione documentale sostitutiva deve essere riversato in modo che mantenga la conformità con l’originale, anche cambiando il supporto di memorizzazione, si procede al riversamento sostitutivo.

A differenza del riversamento diretto, accettato nel caso in cui la copia del documento o dell’archivio non alteri la rappresentazione informatica degli stessi, il riversamento sostitutivo richiede l’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la correttezza della procedura di riversamento.

Al termine dell’operazione di adeguamento tecnologico dell’archivio o, comunque, di modifica delle tecnologie a supporto della conservazione sostitutiva, per le quali è richiesto il riversamento sostitutivo, il pubblico ufficiale appone un riferimento temporale e una firma digitale che attesta la conformità del nuovo archivio all’originale.

Con pubblico ufficiale si intende, oltre al notaio, il cancelliere, il segretario o il funzionario comunale incaricato dell’autentica delle copie dei documenti. Tutti questi soggetti sono abilitati all’attestazione di conformità delle procedure di riversamento sostitutivo.

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