Il ricorso a un servizio in outsourcing per il deposito documentale è spesso motivato dalla ricerca di un servizio ad alto valore aggiunto, in grado di garantire strutture e competenze specializzate per l’archiviazione e la conservazione del documento.

Per la corretta valutazione del servizio offerto dalle diverse realtà che propongono soluzioni d’esternalizzazione per la gestione documentale fisica, vi sono alcune caratteristiche da tenere in conto e si possono riassumono nei seguenti punti:

Presa in carico del trasferimento dei documenti – Per le migliori realtà che offrono servizi in outsourcing di gestione documentale, la presa in carico dei documenti inizia dal trasferimento del patrimonio documentale e l’eventuale riconsegna per la consultazione dell’originale.

Locali e strumenti adeguati – Il deposito documentale richiede la disponibilità di locali adeguati a garantire la salvaguardia del materiale cartaceo. A partire dagli standard minimi fissati per legge e dalla buona prassi archivistica, è bene che le società di gestione documentale possano offrire anche soluzioni all’avanguardia per garantire il massimo della sicurezza del documento, dell’efficienza nella gestione dei documenti depositati e del rispetto delle norme sulla conservazione documentale. Soluzioni e spazi che il più delle volte risultano per l’outsourcer un investimento insostenibile.

Archiviazione professionale – Il mero deposito documentale non è nulla senza un servizio di archiviazione professionale che lo accompagni. Dalla massa di documenti affidata al servizio di gestione documentale, l’outsourcer si troverà con un archivio progettato in modo professionale.

Consultazione dei documenti – La possibilità di digitalizzazione dei documenti conservati e di poter fruire delle informazioni in essi contenute anche da remoto è un servizio accessorio fondamentale, che si dovrebbe seriamente prendere in considerazione quando si ricorre al deposito documentale.

Dalla grande esperienza di Bucap nella gestione e conservazione documentale (sia fisica che digitale) è nato un servizio di deposito documentale tra i più qualificati del settore. L’attenzione e la cura per lo stoccaggio del materiale cartaceo inizia dall’accurata scelta dei materiali, delle soluzioni e delle strutture adibite alla conservazione documentale.

Per scoprire di più su questo servizio, ecco la nostra pagina dedicata all’archiviazione fisica dei documenti e il contatto dei nostri esperti che sapranno rispondere a ogni vostro quesito sul servizio.