Il massimario di scarto d’archivio può essere inteso come la dieta dell’archivio. A maggior ragione in caso di archiviazione documentale fisica, lo scarto d’archivio rappresenta la risposta ad una necessità fondamentale:  evitare che l’archivio raggiunga volumi insostenibili. Per questo si definiscono, con il massimario, le regole per l’individuazione dei documenti che hanno perso la loro utilità informativa e probatoria nell’ambito delle funzioni del dato archivio.

Il massimario di scarto d’archivio è associato al piano di conservazione. Questi due strumenti congiunti forniscono l’insieme normativo che detta la logica di gestione dei documenti d’archivio, nel momento in cui questi ultimi terminano la loro “vita” nell’ambito dell’archivio corrente.

L’importanza di un massimario di scarto d’archivio si percepisce maggiormente ove si stia parlando di archivi di pubblico interesse. In quel caso, infatti, un errore nell’eliminazione dei documenti potrebbe comportare la perdita definitiva di informazioni di fondamentale utilità per la continuità operativa di funzioni pubbliche o per l’erogazione dei servizi di diffuso interesse.

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