Questo è un dubbio molto comune. Anche se, in realtà, ce ne sono molti altri che ruotano intorno all’attività di gestione/conservazione documentale. Qui cercheremo di dare le risposte alle domande principali. E faremo capire quanto questo mondo sia in costante evoluzione.
Qual è la differenza tra conservazione e archiviazione? I due termini, spesso e volentieri (ed erroneamente, occorre aggiungere), vengo utilizzati come sinonimi. O, quantomeno, il loro significato finisce per “accavallarsi” in diverse circostanze. Invece, conoscerne l’esatta differenza è il primo passo per imboccare la strada della corretta gestione documentale.
Temi:
- Archiviazione…
- …e conservazione
- Conservazione sostitutiva
- Conservazione digitale: cos’è?
- Conservazione delle fatture elettroniche
Archiviazione…
Come si può leggere nel glossario di Bucap, l’archiviazione è:
L’attività volta a garantire la conservazione della documentazione in condizioni idonee e la reperibilità dei documenti.
Un’attività che non va sottovalutata. Per un motivo specifico: la normativa, infatti, stabilisce che la conservazione dei documenti avvenga in luoghi e strutture sicure. Conservarli in maniera ordinata permette, all’ente o all’azienda, di poter produrre i documenti richiesti in caso di bisogno.
…e conservazione
Sempre facendo riferimento al nostro glossario, la conservazione è definita come:
Insieme delle attività finalizzate a definire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione.
In altre parole, la conservazione può essere considerata come un’attività di livello più alto rispetto all’archiviazione, riguardante cioè politiche e procedure specifiche per la gestione documentale nella sua interezza.
A quanto detto, bisogna aggiungere una doverosa specifica: le due definizioni si applicano sia ai documenti cartacei sia ai documenti digitali.
Conservazione sostitutiva
Riprendiamo l’ultimo concetto espresso: l’archiviazione e la conservazione riguardano, indistintamente, sia i documenti cartacei sia i documenti digitali. Fino a diversi anni fa, era molto diffuso e utilizzato il concetto di conservazione sostitutiva. Concetto che necessita di qualche chiarimento.
Da cartaceo a digitale
Con questo termine s’indica il processo di dematerializzazione e di conservazione di documenti originariamente creati in formato cartaceo. Il processo richiedeva l’utilizzo di appositi strumenti per la digitalizzazione e, soprattutto, per l’autenticazione dei documenti. Strumenti come:
- Scanner;
- Firma digitale.
L’espressione conservazione sostitutiva, per quanto ancora diffusa, è da ritenersi, se non proprio del tutto scorretta, almeno molto imprecisa. Le tecnologie e i tempi sono cambiati. Al giorno d’oggi è sicuramente molto più corretto e preciso parlare di conservazione digitale (e vedremo subito di cosa si tratta).
Conservazione digitale: cos’è?
Avendo poco prima definito la conservazione sostitutiva, è possibile dire cos’è la conservazione digitale in un modo molto semplice e diretto: un completo cambio di paradigma.
La conservazione digitale garantisce accessibilità, utilizzabilità, autenticità e reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici. Di tutti i documenti e fascicoli informatici, sia di quelli creati direttamente in digitale, sia di quelli realizzati a seguito della dematerializzazione di documenti cartacei. Per tale motivo, oggi non ha più senso parlare di conservazione sostitutiva.
Conservazione digitale in outsourcing
Obbligatoria nella Pubblica Amministrazione, fortemente consigliata anche nel settore privato, non tutti hanno, internamente, la competenze e le tecnologie per poterla gestire al meglio. La soluzione? È presto detto: ricorrere alla conservazione digitale in outsourcing.
Basta rivolgersi ai professionisti del settore, che metteranno a disposizione proprio le competenze e le tecnologie che (eventualmente) mancano nella PA, in un’azienda o in uno studio professionale. Con la certezza che i documenti verranno conservati esattamente in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa di riferimento.
Conservazione delle fatture elettroniche
Infine, l’ultimo punto che vale la pena chiarire riguarda la conservazione delle fatture elettroniche. Fatture elettroniche che possono essere conservate in uno di questi formati:
- Xml;
- Pdf;
- Jpg;
- Txt.
In alternativa, si può ricorrere al servizio di conservazione offerto dall’Agenzia delle entrate, il quale, però, è consigliato soltanto se il numero di fatture da gestire mensilmente non è elevato.
