Distruzione documenti nella pubblica amministrazione: come funziona e cosa fare

La conservazione dei documenti nella pubblica amministrazione è sempre un’operazione delicata. Delicata e importante, tanto che deve essere condotta secondo precisi criteri e in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa di riferimento.

Gli atti prodotti quotidianamente da una PA  sono, a pieno titolo, dei documenti pubblici. Ma non tutti devono essere conservati. Come funziona e come si svolge la distruzione dei documenti nella pubblica amministrazione?

Temi:

• Obbligo e tempi di conservazione
• Archivio nella pubblica amministrazione
• Il protocollo informatico
• Il massimario di scarto
• I professionisti della gestione documentale

Obbligo e tempi di conservazione

Per comprendere come funziona lo scarto dei documenti nella pubblica amministrazione, bisogna partire da due considerazioni:

• Conservazione obbligatoria dei documenti. La legge prevede che specifici documenti debbano essere conservati per un determinato periodo di tempo. Ad esempio, le fatture devono essere conservate per dieci anni. Anche le pubbliche amministrazioni devono adeguarsi a tali indicazioni.
• Conservazione degli altri documenti. Per tutti gli altri documenti necessari per il lavoro nella PA e per i quali la normativa non indica tempi unici di conservazione, ogni singola pubblica amministrazione deve specificare tempi e modalità di conservazione, in relazione ai propri adempimenti amministrativi.

In realtà, entrambe le necessità vanno a confluire, come si vedrà in seguito, all’interno di quello che viene definito massimario di scaro.

Archivio nella pubblica amministrazione

Nella pubblica amministrazione, per essere precisi, bisognerebbe parlare di archivi, al plurale. Per gestire i documenti in maniera ottimale devono, infatti, essere previste e considerate tre fasi di vita del documento che possono in qualche forma rappresentare tre archivi diversi ma fra loro legati, ognuno dei quali svolge una sua funzione.

1. Archivio corrente. Documenti conservati negli uffici delle pubbliche amministrazioni e necessari per il disbrigo degli affari correnti, come, ad esempio, un atto amministrativo in corso che può richiedere delibere o circolari, sia interne sia esterne.
2. Archivio di deposito. Qui vengono archiviati i documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti (quindi si tratta di documenti che hanno esaurito la loro funzione) ma non ancora destinati alla conservazione permanente o alla consultazione da parte del pubblico.
3. Archivio storico. In un archivio storico vengono archiviati i documenti destinati alla conservazione permanente e alla consultazione in virtù della loro importanza (in questo archivio possono confluire documenti di varia natura, come privati, amministrativi o legali).

Gestire il “ciclo di vita documentale” in una pubblica amministrazione significa gestire le modalità con le quali un dato documento “passa” da un archivio all’altro.

Il protocollo informatico

Prima di procedere parlare delle modalità specifiche con le quali, nella PA, si svolge lo scarto dei documenti, occorre spendere due parole sul protocollo informatico. Perché l’archiviazione dei documenti all’interno dei tre archivi sopra indicati dipende, in buona parte se non del tutto, da esso.

Si tratta dell’insieme di infrastrutture e risorse che le PA impiegano per la gestione documentale e che rappresentano un punto fermo nel più generale processo di trasformazione digitale della pubblica amministrazione.

Quindi, per procedere con lo scarto, bisogna studiare con attenzione il protocollo informatico e capire in che modo si integra con archivio corrente, di deposito e storico.

Il massimario di scarto

Come si è visto, nella pubblica amministrazione i documenti compiono due passaggi: dall’archivio corrente all’archivio di deposito e dall’archivio di deposito all’archivio storico. Durante questi due passaggi, i documenti possono essere cancellati. Cancellazione che avviene secondo le procedure, le norme e le indicazioni riportate nel massimario di scarto.

Il massimario di scarto “decide” quando un documento può essere eliminato

Cos’è il massimario di scarto o di selezione

Come si può leggere sul sito della Direzione generale degli archivi:

Anche detto di scarto, il massimario di selezione è lo strumento che consente di coordinare razionalmente lo scarto archivistico (cioè la destinazione al macero) dei documenti prodotti dagli enti pubblici e dagli organi centrali e periferici dello Stato.

I punti salienti per l’utilizzo dello strumento:

• È assolutamente obbligatorio in ogni pubblica amministrazione, che quindi è tenuta a dotarsene e a metterlo a disposizione per verifiche o consultazioni;
• Nel massimario, sono riprodotte tutte le categorie e sottocategorie del titolario di classificazione;
• Per ciascuna categoria, deve essere riportata una descrizione riguardante le competenze di ciascuna partizione e la natura delle categorie;
• Per ciascuna categoria, il massimario indica quali sono i documenti che devono essere conservati permanentemente e quali invece vengono destinati al macero una volta esaurito il tempo di conservazione obbligatorio stabilito per legge.

Un esempio di massimario di scarto

Qui di seguito, è possibile trovare un esempio di come potrebbe essere, effettivamente, un massimario di scarto con le indicazioni di quali documenti cancellare e dopo quanto tempo:

Documenti da scartare dopo 10 anni	Documenti da scartare dopo 5 anni
comunicazioni rimborsi	provvedimenti liquidazioni
quote inesigibili	richieste fondi
misure cautelari	interrogazioni anagrafiche
elenchi ruoli	ordini di accreditamento
multe	corrispondenza anno [X]

(La disposizione in tabella è solo una delle tante modalità alle quali si può ricorrere, in realtà può essere sufficiente anche un semplice elenco.)

I professionisti della gestione documentale

Il massimario di scarto e l’eliminazione dei documenti che non devono essere conservati per sempre o nel tempo stabilito dalla legge rientrano nel più generale servizio di gestione documentale per la pubblica amministrazione che può essere esternalizzato rivolgendosi a Bucap, professionista del settore con anni di esperienza alle spalle.

Gestione documentale in outsourcing per la Pubblica Amministrazione

Sono diversi i motivi che possono portare a scegliere l’esternalizzazione, come mancanza di competenze o di risorse interne che possano svolgere questa importante attività. Grazie all’outsourcing, si potranno implementare non soltanto il massimario di scarto ma l’intero sistema di gestione documentale obbligatorio all’interno di una pubblica amministrazione.

Gestione documentale che riguarda sia i documenti cartacei sia i documenti digitali.

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