I Document Management Systems sono sistemi di gestione documentale software che entrano in gioco nella fase immediatamente successiva a quella della digitalizzazione dei documenti. Grazie ad essi e alla loro architettura telematica, l’utente sarà in grado di accedere ai documenti attraverso interrogazioni di un database nel quale tutto l’archivio è organizzato attraverso catalogazioni e parole chiave.

Con pochi click e poche digitazioni, tramite una scheda di richiesta, l’utente potrà fruire delle informazioni di cui necessita nel formato dei documenti originali, avendo a disposizione tutte le altre informazioni collegate e accessorie.

Grazie ai sistemi di gestione documentale,un addetto all’amministrazione di un’azienda, ad esempio, potrà avere sotto controllo tutta la storia di un ordine: dalla richiesta alla fatturazione, dalla spedizione al ricevimento.

Qualora l’azienda abbia optato per la conservazione sostitutiva dei documenti, lo stesso addetto potrebbe avere la storia stessa dell’azienda a colpo d’occhio, senza dover ricorrere a estenuanti e inutili ricerche documentali in archivi cartacei con documenti sempre più deperibili.

I sistemi di gestione documentale software permettono dunque di risparmiare in:
– Spazio
– Tempo
– Risorse umane

Richiedendo un minimo sforzo di riorganizzazione dei flussi documentali.

Tre ottimi motivi per iniziare un nuovo corso nella gestione dei documenti aziendali.

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