Le transizioni sono sempre delle fasi delicate. Perché ci sono paradigmi diversi che si avvicendano, modalità che decadono e altre da adottare, nuove tecnologie da imparare e da implementare, flussi da modificare. E questo vale anche per la gestione documentale.
Documenti analogici e documenti digitali sembrano due mondi opposti, diversi, inconciliabili. In realtà, sono l’uno la naturale evoluzione dell’altro. Con più punti in comune di quanto si possa pensare. Uno, in particolare: entrambi necessitano di una gestione documentale a regola d’arte.
Temi:
Tempo di conservazione
Prima di entrare nel dettaglio delle modalità specifiche di gestione delle tipologie documentali in questione, bisogna cominciare dalle basi. Come sicuramente saprete, ci sono determinati documenti che vanno conservati per un determinato periodo di tempo, così come stabilito dalla normativa di riferimento.
Ad esempio, una delle norme più importanti, l’articolo 2220 del Codice civile, riporta che tutte le scritture contabili (come le fatture) devono essere conservate per un tempo minimo di dieci anni. Il tempo minimo di conservazione è lo stesso sia che si parli di documenti digitali sia che si parli di documenti cartacei.
Regola generale: Il tempo di conservazione dei documenti è, a parità di tipo di documento, lo stesso sia per i documenti digitali sia per i documenti analogici
Ciò che cambia, ovviamente, è la modalità specifica per la conservazione dei documenti.
Gestione documentale analogica
Che cos’è il documento analogico
Si definisce analogico un documento che, quando viene formato, ha una sua dimensione fisica. Per così dire, un documento analogico è fisicamente presente nello spazio, ne occupa un volume.
Partendo da questa definizione, si capisce come, sotto la dicitura “documento analogico”, possano rientrare diverse tipologie di documenti. Ad esempio, sono analogici:
- I documenti cartacei;
- Le registrazioni su nastro (audio o video);
- Le fotografie.
Va da sé che quando si parla di documento analogico vengono subito in mente i documenti cartacei realizzati su foglio di carta e redatti con inchiostro. In realtà, come si è visto, la questione è molto più ampia: in sostanza, (quasi) qualunque cosa potrebbe essere considerata documento analogico. E la gestione documentale varia in base al documento analogico da trattare.
Gestione di un archivio analogico
Quanto già scritto sull’archiviazione dei documenti cartacei vale, in linea di massima, per la gestione di qualsiasi archivio digitale.
Per allestire un archivio analogico efficiente e ordinato, così che ogni documento analogico sia protetto (in modo che resti integro) e facilmente reperibile, occorrono:
- Un sistema di classificazione e registrazione. All’interno dell’archivio devono esserci delle regole e delle procedure da seguire per classificare i documenti e allocarli in una data sezione. Inoltre, tutti i documenti in entrata e in uscita devono essere ordinatamente registrati.
- Appositi contenitori. Questi contenitori devono essere non soltanto adatti al documento analogico conservato (banalmente, i contenitori per i documenti cartacei saranno diversi rispetto ai contenitori per le foto) e, come accennato in precedenza, devono proteggere i documenti dall’azione dell’aria, della luce e della polvere.
- Spazi adeguati. Un archivio deve essere abbastanza grande da poter ospitare tutti i documenti e anche i documenti nuovi che si presume possano arrivare. Senza dimenticare la questione della sicurezza dell’ambiente.
- Dotazioni software e hardware. Anche se si parla di documenti analogici, computer e software per la gestione documentale restano strumenti insostituibili in qualsiasi archivio.
Questi quattro punti fondamentali non possono prescindere da un personale altamente qualificato che abbia la necessaria esperienza e le giuste competenze per gestire un archivio analogico.
Gestione archivio analogico in outsourcing
Bucap offre il servizio di:
Esternalizzando il servizio, sarà il fornitore a occuparsi di tutti gli aspetti che riguardano la gestione di un archivio digitale, dall’ideazione del sistema di classificazione all’allestimento degli spazi necessari.
Gestione documentale digitale
Cos’è un documento informatico
La definizione di documento informatico può essere presa dal Codice dell’amministrazione digitale. Nel CAD, il documento informatico è una:
Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Partendo da questa definizione, bisogna evidenziare la differenza fondamentale tra:
- Documento informatico nativo digitale, ovvero un documento creato direttamente in formato digitale;
- Documento informatico ottenuto per digitalizzazione di un originale cartaceo.
Attestazione di conformità
Una delle possibilità a disposizione per la gestione documentale digitale è creare delle copie digitali di documenti originali cartacei. Come si fa a garantire la piena corrispondenza tra l’originale e la copia? Come si fa ad assicurare che quanto scritto nel documento analogico sia stato riportato fedelmente anche in quello digitale?
Qui entra in gioco l’attestazione di conformità.
Approfondimento: Cos’è e quando serve l’attestazione di conformità: documenti analogici e digitali
Può essere rilasciata da un pubblico ufficiale per i documenti pubblici e da un notaio per i documenti privati. In realtà, si tratta di un autentico processo grazie al quale, se condotto in un determinato modo e seguendo precisi standard (UNI EN ISO 9001 è il più comune e utilizzato), la copia digitale risulta completamente uguale e quindi con lo stesso valore legale dell’originale analogico.
Regole tecniche per la realizzazione dei documenti digitali
Le regole tecniche per i documenti informatici sono delle indicazioni sui formati, i programmi da utilizzare e le caratteristiche dei file. Indicazioni obbligatorie nella pubblica amministrazione, rappresentano un importante punto di riferimento anche in ambito privato.
Conservazione digitale
L’ultimo punto da evidenziare nella corretta gestione di un archivio digitale riguarda le modalità che garantiscono accessibilità, integrità e reperibilità dei documenti informatici. In altre parole, stiamo parlando della conservazione digitale.
La conservazione digitale è obbligatoria per:
- I documenti delle pubbliche amministrazioni;
- Le fatture elettroniche;
- Le email inviate tramite PEC;
- I contratti siglati con firma digitale.
La sua implementazione richiede competenze di un certo livello. E qualora internamente tali competenze mancassero, si può ricorrere alla:
Saranno i professionisti del settore a garantire le competenze e le tecnologie necessarie, prendendo in carico l’intero processo.
Gestione ibrida
Capita, in questo periodo di transizione dal cartaceo al digitale, che in un archivio siano presenti documenti digitali e cartacei contemporaneamente. Si parla, in questo caso, di archivio ibrido. Che va gestito secondo modalità adeguate.
Approfondimento: L’archivio ibrido: le migliori soluzioni per una corretta gestione
