L’archiviazione informatica dei documenti digitali o digitalizzati è una funzione strategica per imprese e organizzazioni che vogliano massimizzare l’efficienza dei flussi informativi e dei workflow documentali al proprio interno, così come da e per l’esterno.
Il primo e più evidente vantaggio dell’archiviazione informatica dei documenti risiede nell’abbattimento dei costi, espliciti e impliciti, legati alla gestione e alla conservazione di volumi rilevanti di materiale cartaceo, archiviato a fini informativi, probatori o fiscali. Accanto all’ingombro fisico e ai costi di cancelleria imputabili alle informazioni affidate a supporti analogici, si tenga anche conto dei costi meno evidenti (in termini di allocazione di risorse umane e di tempo) derivanti dalla necessità di ordinamento del materiale e dalla ricerca di informazioni.
Qualora l’archiviazione informatica divenisse parte di un protocollo informatico per la gestione documentale a norma di legge, ai vantaggi sopra indicati andrebbero a sommarsi i benefici derivanti dalla conservazione sostitutiva e della dematerializzazione documentale.