Affinché un documento informatico possa essere conservato secondo la norma e le logiche della conservazione sostitutiva, deve essere anche siglato da firma digitale e da marca temporale.

Nel caso in cui tali elementi non siano presenti, il documento fiscale rilevante ai fini tributari, anche prodotto attraverso sistemi informatici, dovrà essere trattato alla stessa stregua di un qualsiasi documento analogico.

Per tale motivo, la sua conservazione dovrà passare attraverso la riproduzione dei dati in formato cartaceo e la successiva acquisizione dell’immagine nei formati validi per la conservazione sostitutiva. Una volta acquisito in formato digitale conforme, secondo una rappresentazione grafica che rispecchia appieno i contenuti e il formato dell’originale, il documento dovrà essere firmato con firma elettronica qualificata e vi dovrà essere apposta la marca temporale.

In questo modo, i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali verranno adeguati e preparati per la conservazione sostitutiva a norma di legge.

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