La conservazione dei documenti è una delle attività che qualsiasi azienda o ente pubblico deve gestire con precisione e attenzione. Non soltanto per ottemperare agli obblighi previsti dalla legge ma anche per preservare la propria unicità e migliorare l’efficienza del servizio.

Bisogna sempre sapere quali sono i documenti importanti da conservare. E bisogna sempre sapere come fare per conservarli correttamente. In modo che possano mantenersi integri negli anni (o, in generale, per il tempo di conservazione previsto dalla legge) ed essere recuperati in caso di controlli o verifiche.

Le principali tipologie documentali da conservare sono queste:

Temi:

• Documenti contabili e fiscali
• Documenti bancari
• Documenti assicurativi
• Documenti amministrativi
• Documenti aziendali

Documenti contabili e fiscali

I documenti contabili e fiscali sono il cuore di qualsiasi azienda o ente pubblico. In questi documenti, infatti, si tiene traccia della contabilità, sia in entrata sia uscita, degli acquisti fatti, delle vendite concluse, di quanto costi erogare un servizio. Le fatture sono il principale esempio che si possa fare ma anche corrispondenza commerciale, libro giornale e libro degli inventari sono considerati documenti contabili.

Approfondimento: La conservazione dei documenti contabili e fiscali: tempi e modalità

Come previsto dall’articolo 2220 del Codice civile, i documenti contabili e fiscali (ai quali nel Codice si fa riferimento semplicemente come “scritture”) devono essere conservati per un periodo minimo di dieci anni a partire dalla data dell’ultima registrazione.

Documenti bancari

Quando si parla di conservazione dei documenti bancari, il massimo riferimento normativo è il TUB, il testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia. Tra le diverse indicazioni in esso riportate, quelle fondamentali:

• I contratti devono essere conservati per sempre, come prova del servizio prestato;
• Il cliente deve sempre poter avere copia della documentazione delle singole operazioni compiute negli ultimi dieci anni (lo stesso vale per gli estratti conto bancari).

Approfondimento: La conservazione dei documenti bancari: tempi, modalità e comunicazioni al cliente

A queste due specifiche, occorre aggiungere che anche gli istituti di credito devono conservare i documenti contabili e fiscali così come previsto dal Codice civile.

Documenti assicurativi

Il punto di riferimento per la conservazione dei documenti assicurativi è l’articolo 8 del regolamento Ivass (Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni): “Le imprese conservano le proposte di assicurazione, i contratti di assicurazione, i trattati, i certificati medici, i fascicoli di sinistro, le comunicazioni delle imprese delegatarie, delle imprese cedenti e delle imprese gestionarie e, in genere, la documentazione di supporto per le annotazioni nei registri assicurativi, per il termine di cui all’articolo 2220, comma 1, del codice civile.”

Approfondimento: Come procedere con la conservazione dei documenti assicurativi: norme e modalità

In altre parole, il regolamento Ivass equipara i documenti assicurativi ai documenti contabili e fiscali, così come previsto nel già citato articolo 2220 del Codice civile. Quindi, i documenti assicurativi vanno conservati per un periodo minimo di dieci anni.

Documenti amministrativi

La gestione dei documenti amministrativi è la più particolare. In questo caso, infatti, non ci sono dei tempi dati “una volta per tutte”. La vita di un documento amministrativo si svolge in tre tipi di archivio:

• L’archivio corrente, con i documenti necessari per il disbrigo degli affari in corso;
• L’archivio di deposito, con i documenti non più necessari per il disbrigo degli affari in corso e non ancora destinati alla conservazione permanente;
• L’archivio storico, con i documenti destinati alla conservazione permanente per ragioni storico-culturali.

Approfondimento: PA: come gestire la conservazione dei documenti amministrativi

Nel passaggio da un archivio all’altro, alcuni documenti vengono conservati mentre altri sono eliminati. Lo strumento in base il quale si decide quali documenti vengono conservati e quali eliminati è il massimario di scarto, obbligatorio in tutte le pubbliche amministrazioni.

Documenti aziendali

La normativa sulle obbligazioni prevede che chi è obbligato a iscrivere la propria azienda/impresa al Registro delle imprese è anche tenuto a conservare tutta la documentazione sul funzionamento dell’azienda/impresa.

Approfondimento: Conservazione dei documenti aziendali: tra cartaceo e digitale

Anche in questo caso, occorre aggiungere il solito riferimento ai documenti contabili e fiscali, da conservare per dieci anni. Inoltre, i documenti aziendali devono essere conservati in modo da garantirne integrità e disponibilità, e la loro conservazione può avvenire (cosa valida per tutte le tipologie documentali fin qui riportate) sia su supporti digitali sia su supporti analogici.