La conservazione digitale (ex sostitutiva) dei documenti di trasporto è possibile? La risposta è affermativa: la documentazione che accompagna la merce può entrare nel processo di digitalizzazione documentale.
Il documento di trasporto (DDT) è un documento valido ai fini fiscali e con valore probatorio nell’ambito civile. Per tale motivo, la sua conservazione è obbligatoria e deve avvenire secondo le norme che regolano la conservazione documentale (cartacea o digitale che sia). Il suo legame con la merce e con la transazione (più che con il trasporto in sé) lo rende un documento “accessorio” della fattura, la cui conservazione è onere del venditore.
La conservazione digitale dei documenti di trasporto: come e per quanto tempo
Secondo quanto previsto dal DMEF 17 giugno 2014 i DDT potranno essere conservati solo in formato cartaceo o solo in formato digitale. In qualità di documento rilevante ai fini fiscali, il DDT in forma cartacea o digitale deve essere conservato per 10 anni, così come definito dall’art. 2220 del CC.
La conservazione digitale dei DDT a posteriori
Così come definito dalla norma in tema di conservazione digitale di documenti e scritture analogiche, la conservazione in formato cartaceo non è una scelta irreversibile. Grazie a un processo di conservazione digitale effettuato secondo le regole tecniche definite dalla legge, i documenti di trasporto potranno essere digitalizzati e conservati in tale formato in un secondo momento.
