Nella normativa sulla conservazione sostitutiva, qual è la differenza tra la procedura da adottare nel caso di documento analogico originale unico e non?

Iniziamo con il definire i termini di riferimento.

Documento analogico originale non unico: secondo l’articolo 1 del d.lgs n° 82/2005, questo è il tipo di documento per il quale è possibile risalire al contenuto grazie ad altre scritture o registrazione di cui è richiesta la conservazione obbligatoria, come lettere, telegrammi, fatture e altre scritture contabili;

Documento analogico originale unico: questa tipologia di documento contiene informazioni uniche, non reperibili da altre scritture (es. cambiali, assegni, libri sociali etc.).

Ciò che la normativa sulla conservazione sostitutiva prescrive, nel caso in cui si sia in presenza di un documento unico, è di richiedere l’intervento di un Pubblico Ufficiale nel momento di avvio del processo di conservazione, al fine di aggiungere la sua firma digitale a quella già apposta dal Responsabile della Conservazione sostitutiva.

Per ciò che riguarda i documenti analogici originali non unici, dunque, le regole della normativa per una corretta conservazione sostitutiva richiedono l’apposizione della firma digitale e della marca temporale del solo Responsabile della Conservazione.

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