Per quanto tempo devono essere conservate le e-mail di rilevanza giuridica o commerciale? La risposta ce la forniscono le norme presenti già da anni nel nostro ordinamento, prima ancora che si sentisse parlare di conservazione sostitutiva.

Infatti, per la posta elettronica, così come per la classica corrispondenza cartacea, si fa riferimento all’articolo 2214 del Codice civile e all’articolo 22 del D.P.R. n. 600 del 1973. Per cui, il periodo di conservazione dei documenti digitali probanti relativi alla corrispondenza è di dieci anni. Per quanto riguarda la corrispondenza elettronica di rapporti commerciali, tali documenti dovranno essere conservati anche a fini fiscali.

Qualora le e-mail, siano esse inviate o ricevute, avessero rilevanza fiscale o giuridica, dovranno essere conservate secondo le norme che regolano la conservazione dei documenti cartacei o la conservazione sostitutiva dei docuementi su supporti digitali.

La posta elettronica, secondo la giurisprudenza, ha assunto un valore di documento probatorio assimilabile al documento scritto, in quanto l’invio dell’e-mail prevede un accesso tramite inserimento di userID e password che certificherebbero l’effettiva provenienza da parte del titolare dell’indirizzo e ne attesterebbero la volontà.

Le disposizioni normative prevedono che il titolare di un’attività conservi ordinatamente la propria corrispondenza in base al cliente o all’affare nonché, per i suddetti dieci anni, la conservazione degli originali o la conservazione sostitutiva della corrispondenza e delle fatture spedite e ricevute secondo la stessa logica di pertinenza.

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