Il processo di archiviazione elettronica dei documenti digitali segue le stesse logiche dell’archiviazione analogica. La fascicolazione elettronica è uno dei passaggi più delicati, poiché realizza l’architettura logica dell’archivio.
Sulla base di questa funzione, i documenti manterranno il fondamentale legame con le pratiche originali e con gli altri documenti correlati. E, in ciò, la fascicolazione elettronica è strettamente legata a un’operazione che la precede nell’iter di archiviazione: la schedatura.
Grazie ai fascicoli ben strutturati, l’utente dell’archivio potrà agevolmente avere accesso a tutto il patrimonio d’informazioni legate a una pratica (metadati). E, in ciò, si esplicitano alcuni dei vantaggi più evidenti della dematerializzazione e dell’archiviazione digitale: l’efficienza, la rapidità e l’economicità del reperimento delle informazioni.
Per tale motivo, la costruzione di un archivio digitale è un lavoro che non può essere improvvisato. Fin dall’ideazione e dalla progettazione dell’archivio, che non può rispondere a un modello standard univoco, la fascicolazione elettronica, generalmente automatizzata, dovrà essere prevista tenendo conto dell’analisi del workflow documentale e delle esigenze organizzative delle amministrazioni.