Chi si approccia per la prima volta alla gestione documentale o ai sistemi di archiviazione, siano essi analogici o digitali, si chiederà cos’è e in cosa consiste la fascicolazione.

L’attività di fascicolazione dei documenti è fondamentale per la creazione di una logica d’archivio e per permettere un rapido accesso alle informazioni. Attraverso questa operazione, ciascun documento sarà legato all’altro attraverso un vincolo archivistico che definisce una coerenza e un’appartenenza a una stessa pratica.

L’organizzazione funzionale dei documenti, risultato della fascicolazione, darà vita all’unità archivistica fondamentale, il fascicolo.

L’efficienza della fascicolazione è determinata dal piano di classificazione, nel quale sono individuate le funzioni e le competenze del soggetto produttore. Strumento che permette di mantenere nel tempo un alto grado di coerenza nella valutazione dei documenti sottoposti a fascicolazione.

Che riguardi un archivio cartaceo o digitale, la fascicolazione è un’operazione delicata che permette di massimizzare l’utilità dell’archivio, soprattutto nei casi in cui si è in presenza di un grande volume di materiale sottoposto a gestione documentale (si pensi, ad esempio, alle  Pubbliche Amministrazioni).

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