Come può un’azienda ottimizzare, velocizzare e, infine, rendere massimamente efficienti i propri processi interni? Sicuramente la riduzione dei tempi operativi e, anche conseguentemente, dei costi sono gli obiettivi principali di chi si trova a porsi questa domanda.

Nel momento in cui ci si trova davanti a questa domanda non si può non prendere in considerazione il processo, trasversale a tutte le funzioni e le aree aziendali, che riguarda la gestione e la condivisione dei documenti. Sintetizzando, grazie ai mezzi di cui disponiamo al giorno d’oggi, la risposta alla domanda in capo all’articolo sembra facile e scontata: dematerializziamo, o meglio, digitalizziamo l’acquisizione e quindi il flusso dei documenti. Abbandonati i supporti fisici, infatti, i documenti, supportati da una buona rete di servizi IT come intranet aziendali e piattaforme di file sharing, possono acquisire una facilità d’accesso e di condivisione molto rilevante ai fini dell’efficienza totale dei processi interni all’azienda stessa.

Le fasi del processo di ottimizzazione che potrebbero intraprendere le aziende sono due: una fase di acquisizione digitale tout court dei documenti e una fase di gestione, condivisione e indirizzamento degli stessi.

All’interno della prima delle due fasi possiamo ancora fare una distinzione. Se da una parte possiamo riconoscere ancora un largo utilizzo del cartaceo e, quindi, dobbiamo ammettere la necessità di un processo di scannerizzazione, dall’altra dobbiamo già confrontarci con un fortissimo flusso di documentazione in ingresso da fax ed email. Per le seconde il problema dell’acquisizione digitale del documento è un problema quasi del tutto superato: esse veicolano documenti già digitalizzati, in genere in formato PDF. Non è un problema del tutto superato in quanto per queste all’acquisizione e all’archiviazione va preposto un processo di controllo della firma digitale e del formato del documento. Solo in questo modo si può essere sicuri che quello provenga da fonti certe e non risulti modificabile nel tempo, cioè mantenga al fine la sua validità.

Altro discorso si deve fare per l’acquisizione della documentazione via fax. La pratica è ancora molto diffusa poiché si tende a considerare ancora il fax come mezzo più adatto alla trasmissione di documenti di rilevanza in quanto a sicurezza della comunicazione e affidabilità. Per questo tipo di acquisizione, quindi, si consiglia vivamente l’utilizzo di alcuni software piattaforma in grado di gestire elettronicamente i fax. Questo, che comporta la possibilità di una totale gestione del mezzo fax dal PC, oltre ad ottimizzare tempi e costi, facilita, come si può ben immaginare, il processo di catalogazione e archiviazione che perde il suo carattere fisico.

Come detto, tuttavia, esiste ancora molta comunicazione cartacea. Un’azienda che gestisca grandi quantità di documentazione fisica dovrebbe, quindi, provvedere a digitalizzare questi documenti attraverso una scannerizzazione. Ma non basta, essa deve poter garantire anche l’accesso ai singoli dati catturati in immagine. Per questo a sostegno del processo di scannerizzazione è auspicabile entri in azione un software di “data-capture” automatico o semi-automatico che permetta a chi di ruolo di estrapolare i dati utili da riutilizzare in sedi di elaborazione.

Se in fase di acquisizione dati ci si è assicurati la dematerializzazione di tutti i documenti, va ora implementata la fase successiva, scopo della precedente: la creazione di un sistema di gestione, indirizzamento e condivisione dell’informazione digitalizzata.

Perché il sistema sia efficiente ci si dovrà dotare di una repsory documentale appoggiata ad una rete di connessioni (Internet o intranet). Grazie a questo strumento sarà possibile attivare dei processi di versioning, utili per gestire i documenti condivisi dai team di lavoro e un routing all’interno dell’azienda, rendendo accessibili le informazioni sulla base dei ruoli degli utenti.

Ecco una breve descrizione di un processo completo di Conservazione Sostitutiva.

Approfondimenti sulla conservazione sostitutiva: www.bucap.it/servizi/gestione-archivi/conservazione-sostitutiva

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