La conservazione sostitutiva ha due alleati inseparabili: la firma digitale e la marca temporale. Grazie a questi due strumenti, il documento prodotto in formato cartaceo o digitale nativo può essere avviato alla conservazione a norma di legge.

Le informazioni in esso contenute potranno essere opponibili ai terzi, grazie alle qualità che assumono con l’apposizione di firma digitale e marca temporale:

  • certezza dell’origine dei dati
  • certezza dell’integrità e dell’immodificabilità dei dati
  • certezza del momento di produzione del documento

Le tipologie di documenti che possono essere avviati a conservazione sostitutiva sono molti e i vantaggi che comporta non possono lasciare indifferenti soprattutto coloro che devono gestire grandi volumi di flussi documentali.

Dall’eliminazione della carta quale supporto di trasmissione e conservazione di informazioni, ai risparmi su alcune imposte di bollo e materiali di consumo (toner e cancelleria in genere). Senza dimenticare lo spazio guadagnato in ufficio grazie alle nuove tecnologie che rendono obsoleti i polverosi faldoni.

Le comodità del ricorso alla conservazione sostitutiva non terminano qui.

Un sistema di archiviazione e conservazione sostitutiva professionale garantirà un rapido accesso a tutti i dati acquisiti digitalmente. Con un semplice accesso a un software e la digitazione di alcune parole chiave di catalogazione, si sarà in possesso dell’informazione che altrimenti sarebbe costata ore di ricerca e risorse dedicate.

Oltre all’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale, la conservazione sostitutiva professionale si avvale anche di sistemi di archiviazione digitale che sono il risultato di tecnologie sempre aggiornate e di anni di esperienza archivistica.

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