La conservazione dei documenti digitali nel lungo periodo pone inevitabilmente la questione dell’obsolescenza dei formati dei file ai quali vengono affidate le informazioni da avviare all’archiviazione. L’individuazione di tipologie di documenti informatici condivise e svincolate dagli aggiornamenti tecnologici è fondamentale al fine di poter fruire delle preziose informazioni conservate a distanza di decenni.

Nonostante non si sia arrivati alla definizione di un elenco di formati di riferimento, si possono rintracciare alcune linee guida, partendo dalle necessità derivanti dall’archiviazione e dalle indicazioni fornite dagli esperti del settore.

I formati ai quali affidare i documenti digitali da avviare ad archiviazione di lungo periodo devono essere:

Aperti – così come avviene per i file che condividono gli standard internazionali (ISO o ETSI), il codice dei file indicati per l’archiviazione deve essere accessibile e replicabile anche in assenza di software specifici;

Indipendenti – da risorse esterne (font ed eventuale codice eseguibile incorporati, come nel PDF/A);

Portabili – il formato scelto per i file di archiviazione deve essere slegato da tecnologie software e hardware che, a causa dell’obsolescenza, possono minarne la fruibilità a distanza di anni;

Sicuri – immuni all’attacco da parte di codice malevolo  (virus o trojan) e modificabili solo a seguito di azione voluta, con traccia degli interventi effettuati;

Diffusi e sviluppati – la tipologia di file deve poter contare su una diffusione rilevante e un’attività di sviluppo che ne garantiscano una lunga esistenza;

Autodescrittivi – il codice deve contenere metadati e informazioni sulla proprio struttura (ad esempio, i file XML);

Stabili – limitati rilasci e aggiornamenti, comunque sempre compatibili con le versioni precedenti.

Una lista di formati di archiviazione che rispondono agli standard individuati è riportata nel Manuale di conservazione di Alessandro Sinibaldi e Paolo B. Buongiorno, pubblicato nella collana Document management edita dalla Franco Angeli.

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