Il ruolo del Responsabile della conservazione è divenuto un ruolo chiave con la diffusione della conservazione digitale. Egli è il garante della validità legale e fiscale dei documenti conservati in formato digitale, vigilando sul corretto processo di conservazione e sui suoi passaggi. Le prime e fondamentali funzioni del Responsabile della conservazione sono quelle che attestano la corretta esecuzione di tale processo attraverso l’apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale.

Ma le sue mansioni non si concludono qui: egli dovrà strutturare il sistema di conservazione, modulandolo a seconda del tipo di documenti da conservare in forma digitale, e dovrà redigere un manuale di conservazione.

Ecco quali sono i compiti del Responsabile della conservazione:

  • Archiviare e rendere disponibili le informazioni relative ai documenti conservati;
  • Verificare il corretto funzionamento dei sistemi di conservazione;
  • Definire le procedure di sicurezza;
  • Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale quando previsto;
  • Accertarsi della leggibilità dei documenti conservati od organizzare il riversamento sostitutivo.

Per la nomina del Responsabile della conservazione può essere scelta una persona fisica o giuridica. Per un approfondimento su questo aspetto, leggete il nostro approfondimento.